Membina Hubungan Media dan Pers, Kegiatan Khusus Dalam Public Relations, dan Pameran Sebagai Alat Pomosi

Membina Hubungan Media dan Pers
Media adalah sarana yang digunakan untuk menuangkan hasil karya seseorang. Istilah media dalam PR mendasar pada media massa, yaitu sarana komunikasi dan penyebaran informasi melalui media cetak maupun media elektronik. Dan dalam UU No.40 tahn 1999 di sebutkan pengertian pers adalah lemabaga sosial dan wahana komunikasi massa yang melaksanakan kegiatan jurnalistik meliputi mencari, memperoleh, meyimpan, mengolah, dan meyampaikan informasi baik dalam bentuk tulisan, suara dan gambar, serta data dan grafik maupun dalam bentuk saluran lainnya dengan menggunakan media cetak, media elektronik, dan segala jenis saluran yang tersedia.
Selain itu Pers juga dapat di definisikan sebagai suatu kegiatan untuk mencapai publikasi atau penyiaran berita semaksimal mungkin , sedangkan informasi yang disebarkan melalui Hubungan Msyarakat adalah unutk menciptakan pengenalan dan pengertian.(Frank Jepkins Dalam Ruslan 2014:168).
Dalam menjalankan tugas sebagai public relation sangat penting untuk menjalin hubungan baik dengan media maupun pers. Karena media dan pers dapat membantu kegiatan dalam public relation. Media dan pers dapat mejadi alat penghubung antara organisasi/perusahaan dengan publiknya. Seperti yang dikatakan oleh Rosadi Ruslan dalam bukunya yang berjudul Manajemen Public Relation Dan Media Komunikasi, Hubungan media dan pers dapat menjadi alat dan pendukung untuk kepentingan proses publikasi.
Tugas utama dari seorang PR yakni melakukan upaya peningkatan pengenalan dan informasi dari organisasi yang menjadi tanggung jawabnya. Dan kita sadari bersama bahwa media dan pers dapat membentuk dan menyebarluaskan informasi dalam waktu yang relatif singkat dan jangkauannya sangat luas. Oleh karenanya sangat penting bagi seorang PR untuk membina hubungan yang baik dengan media dan pers.
Bentuk Hubungan Pers
Hubungan media dan pers dapat berbentuk hubungan yang fungsional maupun pendekatan personal. Bentuk-bentuk hubungan tersebut sebagai berikut :
Kontak Pribadi
Hubungan melalui kontak pribadi dapat menjadikan hubungan antar seorang PR dengan Pers dapat menjadi lebih baik dan lebih dekat. Karena dalam hubungan yang informal ini akan terbentuk saling pengertian, kejujuran, menghormati serta keja sama yang erat demi terlaksananya tujuan bersama.
Pelayanan informasi atau berita (News Service)
Pihak Public relation harus jujur dan melayani dengan sebaik-baiknya pemberian informasi kepada pihak pers baik tertulis maupun terekam.
Mengantisipasi kemungkinan hal darurat
Ketika pihak pers meminta wawancara maupun konfirmasi secara mendadak kepada PR maka, PR harus tetap melayani secara baik permintaan tersebut demi keberlangsungan kerjasama yang baik yang selama ini telah terbina dan citra yang baik bagi nara sumbernya.
Menghindari Pertentangan Anatara Public Relation Dan Pers
Dalam melaksanakan tugas serta perannya terkadang antar seorang PR dengan Pers terdapat pertentangan. Karena jika di telaah sebaik-baiknya tugas serta peran PR dengan pers itu terdpata perbedaan.Pers memiliki tujuan untuk mendapatkan berita bagaimanapun caranya. Sedangkan PR memeiliki tugas serta tanggung jawab dalam menjaga citra positif suatu perusahaan.
Sehingga tidak heran jika Pers meminta konfirmasi atas isu yang di perolehnya kepada PR, terlebih lagi jika isu tersebut negatif maka pihak PR lebih memilih bungkam dari pada memberi konfirmasi kepada Pers. Padahal sudah seharusnya saling mengerti peran dan tugas masing-masing. Oleh karenanya PR harus memberi konfirmasi tentang isu tersebut kepada pihak Pers namun tetap menjaga rahasi perusahaan yang memang tidak seharusnya di umbar-umbarkan melalui media.
Sehingga Pers tetap mendapatkan berita dan PR tetap dapat mejaga citra positif peruhaan. Dan juga kedua belah pihak tetap dapat menjaga relasi yang baik, dan saling mengerti.
Cara membina Hubungan Pers yang Yang Positif
Menurut Curlip dan Center, ada beberapa cara dalam membina hubungan yang baik dengan Pers, Antara lain :
Sikap yang saling menghargai antar kedua belah pihak.
Saling pengertian tentang peran, fungsi, kewajiban dan tugas sesuai dengan etika profesi masing-masing
Saling percaya akan peran unutk kepentingan bersama dan tidak untuk kepentingan sepihak.
Sikap saling toleransi dari kedua belah pihak.

Special Event (Kegiatan Khusus Dalam PR)
Special Event merupakan kegiatan khusus yang di laksanakan oleh pihak Public Relation dengan maksud dan tujuan gara dapat menarik perhatian dari media dan pers serta dari publik yang menjadi sasaran.Special event juga untuk memberi pengenalan serta informasi mengenai suatu perusahaan. Selain itu agar publik juga dapat memberi peran serta dalam kegiatan perusahaan. Sehingga terjadi mutuak understanding seperti yang diharapakan.
Menurut istilah Special Event berasal dari kata Special dan Event. Special artinya istimewa sedangkan Event yakni suatu kejadian penting. jadi dapat disimpulkan bahwa Special Event adalah sutau peristiwa yang istimewa atau yang sedang berlangsung yang dirancang khusus dalam program acara kehumasan yang dikaitkan dengan event tertentu.
Special Event dapat berfungsi sebagai (Cutlip,Center dan Cantefield dalam bukunya Rosadi Ruslan (2014 :133).
Menunjang kegiatan menejemen dalam pencapaiann tujuan organisasi unutk menciptakan citra dan kepercayaan.
Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya.
Menciptakan komunikasi dua arah timbal nalik.
Melayani keinginan publiknya.
Special Event dapat berbentuk Festival, Fair, Parade, Seminar dan Open House. Tujuan Special Event yaitu Pengenalan (awareness) mendapat dukungan publik atau media pers dan meningkatkan pengetahuan (knowledge) terhadap lembaga / perusahaan dan produk yang ditampilkan dan Suatu proses publikasi melalui komunikasi timbal balik yang pada akhirnya akan memperoleh publisitas yang positif.
Adapun prinsip-prinsip penyelenggaraan event menurut Rachmat Kriyantono (2008:39) yang ada adalah sebagai berikut:
Perencanaan yaitu Menetapkan rencana kegiatan, baik secara konsep maupun teknis berdasarkan observasi mengenai kegiatan tersebut serta memprediksi hasil yang dicapainya.
Maksud dan tujuan yaitu Mengidentifikasikan maksud yang ingin dicapai sesuai skala prioritas organisaisi dan menetapkan tujuan jangka pendek serta jagka panjang yang disesuaikan dengan visi dan misi organisasi.
Anggaran yaitu Membuat rancangan biaya yang digunakan untuk mengadakan kegiatan tersebut yang disesuaikan dengan kondisi keuangan organisasi dan menjalin kerjasama dengan sponsor yang dilibatkan memperkecil resiko biaya.
Pengawasan yaitu Melakukan langkah-langkah pencegahan untuk menghindari hal-hal yang keluar dari tujuan atau ada ketidaksesuaian pada proses pelaksaan dengan perencanaan yang dibuat sebelumnya.
Pameran Sebagai Alat Promosi
Pameran secara komunikologis yaitu dapat menyebarkan; suatu pesan. informatif, persuasif; dan sebagai sarana komunikasi yang membuat publik tetap menjadi ingat dan mengerti tentang apa yang ingin ditampilkan pada suatu pameran tersebut. Menurut Jack Dove , pakar audio visual aids (AVA) mengatakan : Knowledge is absorted throught the five sense assessed in the following proportions.Pameran juga dapat diartika sebagai kegiatan yang menunjukan sesuatu kepada orang banyak mengenai kelebihann dan keunggulan yang dimiliki sesuatu.
Pengetahuan tersebut dapat diserap melalui panca indra manusia , yaitu penilaian menurut urutan proporsi indra sebagai berikut :
Menggunakan mata ( sight ) 70%
Pendengaran ( hearing ) 13 %
Sentuhan ( touch ) 6%
Penciuman ( smell ) 3%
Cita rasa ( taste ) 3 %
Artinya hampir semua pengetahuan tersebut atau 90 %dapat diserap panca indera manusia ketika yang bersangkutan hadir, menyaksikan dan memperhatikan pada suatu pameran berlangsung.
Pameran mempunyai banyak manfaat antara lain :
Memperkenalkan produk baru
Dalam hal ini seharusnya penjaga pameran bereaksi terhadap perkembangan reaksi pengunjung pameran dari bentuk respon sekecil apapun, jika perlu pancing reaksi baik ucapan, penolakan, dll .
Memperkenalkan produk hasil modifikasi
Misal anda memiliki usaha bidang obat herbal, nah anda mecoba menggabungkan dari berbagai bahan-bahan herbal yang berkualitas namun itu tidak lazim, dan orang lain belum merasakan manfaatnya, dengan pameran anda harus mencoba masuk bahwa modifikasi ini adalah sebuah inovasi, dan sosialisasikan di pameran, Jangan sampai anda juga berpikir bahwa modifikasi ini hanya sebuah bentuk produk baru. Ini eranya inovasi
Memperkuat Citra perusahaan
Jika perusahaan anda berkembang dari tahun-tahun sebelumnya, maka selain memajang produk di pameran maka anda perlu membuat diagram statistik bahwa ada kemajuan terhadap produk anda, karena pengunjungpun bisa berempati dan memperhatikan bukan mulai dari produk anda tetapi informasi perkembangang penjualan, kepuasan dari produk dan perusahaan anda. Bangun citra, lewat informasi, produk dan respon.
Mengumpulan informasi pesaing
Jangan pernah melewatkan sekalipun mengumpulkan informasi pesaing jika dalam pameran bidang yang sama. Informasi dari pesaing bisa harga, alat/mesin, hasil terbaru, cabang/agen terbaru. Produk unggulan, dll
Menguji penjualan anda saat pameran
Keberhasilan jangka panjang, harus diuji dengan jangaka pendek. Untuk itu pameran bisa dijadikan cermin dari produk anda, dan hasil penjualan perlu dicatat sebagai evaluasi.
Menguji SDM dan kekuatan teamwork
Saat pameran maka anda juga bisa menguji SDM yang ada baik dari marketing, quality control, produk dan pengepakan. Dll Setidaknya ketika titik temu antara produsen dengan konsumen sedang tinggi maka harusnya SDM juga cukup perhatian terhadap kesempatan ini.
Klasifikasi Pameran
Berdarkan jenisnya : Pameran barang dan Pameran Kegiatan/Jasa.
Berdasarkan sifatnya : Pameran khusus, Pameran bersama, Pameran umum.
Berdasarkan frekuensinya : Pameran berkala, Pamerann Insidental.
Berdasarkan lingkup geografis : Pameran lokal, Pameran nasional, Pameran internasional.

Referensi :
Ruslan,Rosadi 2010. “Manajemen Public Relation dan Media Komunikasi”. Jakarta : PT RajaGrafindo Persada.
http://safwatillah.blogspot.co.id/2014/04/membina-hubungan-baik-dengan-pers_8456.html
https://mirave21.wordpress.com/2012/03/09/kegiatan-khusus-special-events
http://ayoayomaju.blogspot.co.id/2013/05/pameran-sebagai-alat-promosi.html
http://strategikomunikasi.blogspot.co.id/2012/02/pameran-sebagai-alat-promosi.html