5S adalah sebuah sistem manajemen visual yang berasal dari Jepang dan digunakan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keselamatan di tempat kerja. Metodologi ini mengacu pada lima prinsip dasar yang dimulai dengan huruf 'S', yaitu: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Berikut adalah pengertian singkat dari masing-masing prinsip:

• Seiri (Ringkas)

         Ringkas (Seiri) merupakan prinsip awal atau dasar 5S yang pertama. Metode ini merupakan suatu metode kerja dalam pemilahan barang. Sering kali kita jumpai suatu lingkungan kerja yang kondisi barang yang tidak tertata dengan rapi dan terkesan berantakan. Kegiatan memisahkan suatu barang yang siap pakai atau barang yang reject atatu memilah barang yang akan dipakai atau barang yang tidak dipakai. Barang-barang tersebut harus dipilah sesuai tempat, fungsi dan jenisnya agar tidak tercampur atau menyatu dengan barang lain sehingga mudah untuk dicari dan suasana kerja menjadi lebih nyaman. Seiri bisa dikatakan juga sebagai kegiatan membereskan kekacauan barang ditempat kerja dan menciptakan ruang yang lebih lega atau luas.

• Seiton (Rapi)

       Rapi (Seiton) merupakan fase kedua dalam metode 5S setelah Ringkas (Seiri). Dalam sistematika atau prosedur 5S, barang-barang yang sudah dipilah atau diringkas selanjutnya barang-barang tersebut dirapikan atau disusun rapi sesuai tempat penyimpanan dan juga standar penyimpanannya. Proses merapikan ini dikerjakan sesuai dengan metode penyimpanan yang dilakukan. Misalnya, barang disimpan berdasarkan jenis materialnya maka barang-barang tersebut ditempatkan dan dirapikan atau ditata sesuai dengan jenis materialnya.

• Seiso (Resik)

        Resik (Seiso) merupakan fase ketiga setelah Ringkas (Seiri), Rapi (Seiton). Seiso (Resik) memiliki arti pembersihan yang artinya membersihkan yang telah ditata dengan rapi agar tidak kotor, termasuk tempat kerja dan lingkungan kerja beserta mesin, baik mesin breakdown maupun dalam rangka program preventive maintenance (PM). Sebisa mungkin tempat kerja dibuat bersih dan bersinar seperti ruang pameran agar lingkungan kerja sehat dan nyaman sehingga mencegah motivasi bekerja menurun akibat tempat kerja yang kotor dan berantakan.

• Seiketsu (Rawat)

          Rawat (Seiketsu) adalah fase keempat setelah Ringkas (Seiri), Rapi (Seiton), Seiso (Resik) yang memiliki arti penjagaan lingkungan kerja yang sudah rapi dan bersih menjadi suatu standar kerja. Keadaan yang telah dicapai dalam proses Seiri, Seiton dan Seiso harus distandarisasi. Standar-standar ini harus mudah dipahami, diimplementasikan ke seluruh anggota organisasi, dan diperiksa secara teratur dan berkala.

Menurut Imai (2013:3) Seiketsu (Standardize) atau Rawat merupakan sebuah kegiatan dimana setiap orang harus berupaya mempertahankan kemajuan yang telah dicapai dipertahankan dengan cara membakukannya atau standardize.

• Shitsuke (Rajin)

          Metode 5S yang terakhir adalah Rajin (Shitsuke). Pada fase ini lebih mengarah kepada membangun kesadaran masing-masing individu untuk secara konsisten menjalankan Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu. Dalam fase ini, karyawan atau pekerja harus disiplin yang artinya masing-masing individu dapat menjalankan metode kerja tersebut meski tidak diawasi oleh atasannya.

         Menurut Heizer dan Render (2013:3) metode Rajin (Shitsuke) adalah terciptanya kebiasaan pribadi karyawan untuk menjaga dan meningkatkan apa yang sudah dicapai. Disiplin ditempat kerja merupakan pengembangan kebiasaan positif ditempatkerja. Agar tahap Shitsuke dapat terlaksana dengan baik maka dalam proses-proses sebelumnya harus dapat dijalankan secara baik.

Tujuan dari Rajin (Shitsuke):

1.      Meminimalisir loss.

2.      Menjaga tetap terlaksananya tiap-tiap metode dalam 4S.

3.      Menjadikan 4S sebagai sebuah habbit atau kebiasaan.

     Dengan menerapkan 5S, perusahaan atau organisasi dapat mencapai berbagai manfaat, termasuk peningkatan efisiensi operasional, penurunan biaya, peningkatan kualitas produk, dan peningkatan keselamatan kerja. Selain itu, 5S juga dapat meningkatkan moral karyawan dengan menciptakan lingkungan kerja yang lebih terorganisir, bersih, dan aman.

• Faktor-faktor yang Menentukan Pelaksanaan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke)

         Kegiatan yang berupaya untuk tetap menghidupkan budaya 5S sangatlah penting mengingat menciptakan budaya kerja harus dilakukan secara terus menerus dan didukung oleh seluruh manajemen dan karyawan. Mengubah budaya kerja tidaklah semudah membalikan telapak tangan. Diperlukan komitmen, ketelatenan, keteladanan, kedisiplinan dan semangat. Suksesnya 5S terletak pada sejauh mana orang menjadikan 5S tersebut sebagai suatu kebiasaan atau habbit bukan paksaan, sehingga munculnya inisiatif perbaikan dengan sendirinya.

Berikut ini merupakan beberapa faktor penting demi terwujudnya pelaksanaan 5S menurut Eris K (2011:4):

1.      Membutuhkan keterlibatan atau partisipasi semua pihak dalam organisasi dari level atas sampai level bawah.

2.      Membutuhkan komitmen manajemen untuk memastikan kegiatan 5S dilakukan setiap hari dan dianggap sebagai prioritas.

3.      Merubah perspektif semua orang dalam organisasi bahwa 5S lebih dari sekedar program kebersihan maupun housekeeping management.

4.      Menerapkan 5S secara konsisten untuk perubahan budaya.

5.      Menggunakan sistem visual display untuk mengkomunikasikan aktifitas 5S secara efektif.

6.      Melakukan audit 5S secara teratur (mingguan, bulanan dan suprise audit) untuk menilai performance.

7.      Membutuhkan edukasi tentang konsep dan keuntungan aktifitas 5S.