Fungsi TEXT Pada MS EXCEL

Salah satu kategori fungsi pada Microsoft Excel adalah fungsi TEXT, yang berisi fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk mengolah data berupa teks/STRING/label/kata/kalimat bahkan dapat digunakan untuk mengolah data numerik tetapi tentunya akan menghasilkan data text/label.

Beberapa fungsi TEXT adalah:

Nama Fungsi

Pengertian

Bentuk Umum

Contoh

CHAR

Menghasilkan karakter spesifik sesuai dengan nilai parameter yang diberikan. Parameter tersebut adalah kode ASCII dari karakter yang dihasilkan.

CHAR(number)

=CHAR(48) hasil 0
=CHAR(65) hasil A
=CHAR(122) hasil z

CODE

Menghasilkan nilai numerik dari karakter pertama STRING Teks pada parameter diberikan

CODE(text)

=CODE(“SMA NEGERI 1 BAUBAU”) hasil 83
=CODE(“sma negeri 1 baubau”) hasil 115

CONCATENATE

Menggabungkan semua teks dari parameter-parameter yang diberikan

CONCATENATE(text1;text2;…)

=CONCATENATE(“SMA”;”NEGERI”;”1″;”BAUBAU”) hasil “SMANEGERI1BAUBAU”
=CONCATENATE(“SMA”;” “;”NEGERI”;” “;”1″;” “;”BAUBAU”) hasil “SMA NEGERI 1 BAUBAU”

FIND

Menghasilkan posisi teks P1 dalam teks P2 setelah karakter ke-P3 dihitung dari karakter pertama dari teks P2. Fungsi FIND membedakan huruf kapital dengan huruf kecil (case sensitif).

FIND(find_text;within_text; start_num)

=FIND(“A”;”SMA NEGERI 1 BAUBAU”;1) hasil 3
=FIND(“A”;”SMA NEGERI 1 BAUBAU”;4) hasil 15
=FIND(“a”;”SMA NEGERI 1 BAUBAU”;1) hasil #VALUE

LEFT

Menghasilkan karakter terkiri dari teks P1, atau beberapa karakter berdasarkan nilai P2 yang diberikan

LEFT(text,num_chars)

=LEFT(“SMAN 1 BAUBAU”) hasil “S”
=LEFT(“SMAN 1 BAUBAU”;3) hasil “SMA”

LEN

Menghasilkan nilai yang menyatakan panjang teks yang diberikan pada P1

LEN(text)

=LEN(“SMAN 1 BAUBAU”) hasil 13
=LEN(“SMA NEGERI 1 BAUBAU “) hasil 20

LOWER

Mengubah semua huruf kapital dari P1 menjadi huruf kecil

LOWER(text)

=LOWER(“SMA NEGERI 1 BAUBAU”) hasil “sma negeri 1 baubau”
=LOWER(“SMA Negeri 1 Baubau”) hasil “sma negeri 1 baubau”

MID

Menghasilkan sejumlah P3 karakter dari teks P1 dimulai dari karakter ke-P2

MID(text,start_num,num_chars)

=MID(“SMAN 1 BAUBAU”;2;3) hasil “MAN”
=MID(“SMAN 1 BAUBAU”;8;4) hasil “AUBA”

REPLACE

Mengganti teks pada P1 sebanyak P3 karakter dimulai dari karakter ke-P2 dengan teks P4

REPLACE(old_text,start_num, num_chars,new_text)

=REPLACE(“SMAN 1 BAUBAU”;8;3;”KENDARI”) hasil “SMAN 1 KENDARIBAU”
=REPLACE(“SMAN 1 BAUBAU”;4;3;”S MUTIARA”) hasil “SMAS MUTIARA BAUBAU”

REPT

Mengulang teks P1 sebanyak P2 kali

REPT(text,number_times)

=REPT(“TIK”;3) hasil “TIKTIKTIK”
=REPT(“%”;10) hasil “%%%%%%%%%%”

SEARCH

Menghasilkan posisi teks P1 dalam teks P2 setelah karakter ke-P3 dihitung dari karakter pertama dari teks P2. Fungsi SEARCH tidak membedakan huruf kapital dengan huruf kecil (not case sensitif).

SEARCH(find_text,within_text, start_num)

=SEARCH(“A”;”SMA NEGERI 1 BAUBAU”;1) hasil 3
=SEARCH(“A”;”SMA NEGERI 1 BAUBAU”;4) hasil 15
=SEARCH(“a”;”SMA NEGERI 1 BAUBAU”;1) hasil 3

SUBSTITUTE

Mengganti teks P2 dalam teks P1 dengan teks P3 hanya pada urutan ke-P4. Jika P4 tidak ditentukan, maka semua teks P2 akan digantikan dengan teks P3

SUBSTITUTE(text,old_text, new_text,instance_num)

=SUBSTITUTE(“SMAN 1 BAUBAU”;”A”;”W”;3) hasil “SMAN 1 BAUBWU”
=SUBSTITUTE(“SMAN 1 BAUBAU”;”A”;”W”) hasil “SMWN 1 BWUBWU”

TRIM

Menghapus semua spasi yang tidak perlu, terutama di kedua ujung teks, kecuali spasi pemisah antar kata

TRIM(text)

=TRIM(” SMAN 1 BAUBAU “) hasil “SMAN 1 BAUBAU”

UPPER

Mengubah semua huruf kecil menjadi huruf kapital

UPPER(text)

=UPPER(“SMA Negeri 1 Baubau”) hasil “SMA NEGERI 1 BAUBAU”

VALUE

Mengubah data label berupa angka menjadi data numerik

VALUE(text)

=VALUE(“7″) hasil 7

2.Fungsi referensi

Klik salah satu link dalam daftar berikut ini untuk melihat bantuan terperinci tentang fungsi ini.

Fungsi

Deskripsi

Fungsi ADDRESS

Mengembalikan referensi sebagai teks ke satu sel dalam lembar kerja

Fungsi AREAS

Mengembalikan jumlah area dalam sebuah referensi

Fungsi CHOOSE

Memilih nilai dari daftar nilai

Fungsi COLUMN

Mengembalikan nomor kolom referensi

Fungsi COLUMNS

Mengembalikan jumlah kolom dalam sebuah referensi

Fungsi FORMULATEXT

Mengembalikan rumus di referensi sebagai teks

Fungsi GETPIVOTDATA

Mengembalikan data yang disimpan dalam laporan PivotTable

Fungsi HLOOKUP

Melihat baris bagian atas dari array dan mengembalikan nilai dari sel yang ditunjukkan

Fungsi HYPERLINK

Membuat pintasan atau loncatan yang membuka dokumen yang disimpan pada server jaringan, intranet atau internet

Fungsi INDEX

Menggunakan indeks untuk memilih nilai dari referensi atau array

Fungsi INDIRECT

Mengembalikan referensi yang ditunjukkan dengan nilai teks

Fungsi LOOKUP

Mencari nilai dalam vektor atau array

Fungsi MATCH

Mencari nilai dalam referensi atau array

Fungsi OFFSET

Mengembalikan offset referensi dari referensi tertentu

Fungsi ROW

Mengembalikan nomor baris referensi

Fungsi ROWS

Mengembalikan jumlah baris dalam referensi

Fungsi RTD

Mengambil data real time dari program yang mendukung otomatisasi COM

Fungsi TRANSPOSE

Mengembalikan pengubahan urutan array

Fungsi VLOOKUP

Melihat dalam kolom pertama dari array dan berpindah di seluruh baris untuk mengembalikan nilai dari sel

3.Fungsi Logika Microsoft Excel 2007

Fungsi Logika Microsoft Excel 2007- Dalam melakukan perhitungan, seringkali ditemukan adanya beberapa pilihan yang harus ditentukan. Sebagai contoh, dari nilai mahasiswa akan ditentukan apakah mahasiswa tersebut lulus atau tidak, dan jika lulus apakah predikat dari nilainya tersebut. Dalam menangani hal ini telah disediakan fungsi untuk percabangan, yaitu dengan mengunakan fungsi IF. Fungsi ini digunakan untuk menguji suatu kondisi atau logika, yang akan menentukan nilai kembali ke-1 jika kondisi tersebut bernilai benar dan menentukan nilai kembali ke-2 jika kondisi tersebut salah. Cara penggunaan:

=IF(Kondisi;[Nilai_Jika_Benar];[Nilai_Jika_Salah])

Keterangan:

Kondisi

Suatu ungkapan logika yang berupa perbandingan.

Nilai_Jika_Benar

Nilai yang dihasilkan jika pengujian kondisi bernilai benar.

Nilai_Jika_Salah

Nilai yang dihasilkan jika pengujian kondisi bernilai salah.

Sebagai contoh, dalam menampilkan status kelulusan mahasiswa dengan melihat nilai ujian yang sudah dijalaninya sebagai berikut.

Gambar 5.8 Data awal untuk mencari status kelulusan

Untuk mendapatkan status “LULUS” mahasiswa harus mempunyai nilai lebih besar dari 50. Jika nilainya kurang dari 50, maka akan diberi status “TIDAK LULUS”.

a. Penggunaan Fungsi IF

Untuk dapat menyelesaikannya dibutuhkan fungsi logika, yaitu fungsi IF. Untuk lebih jelasnya, berikut disampaikan beberapa paparan tentang penggunaan fungsi IF. Fungsi IF dengan format lengkap adalah sebagai berikut.

IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)

Keterangan:

logical_test merupakan syarat dari percabangan.

value_if_true merupakan nilai jika syarat percabangan terpenuhi.

value_if_false merupakan nilai jika syarat percabangan tidak terpenuhi.

Langkah-langkah untuk menyelesaikannya melalui function wizard adalah sebagai berikut.

1) Klik pada sel D3.

2) Klik Formulas, pilih Logical, kemudian klik fungsi IF.

Gambar 5.9 Pemilihan Fungsi IF melalui Category Logical.

3) Ubah setting pada kotak dialog fungsi IF seperti berikut.

Gambar 5.10 Setting melalui function wizard

Pada Logical Test ditulis C3 > 50 adalah karena di sel C3-lah letak dari nilai yang akan dilakukan penyeleksian. Ketikkan syaratnya pada isian logical_test, misalnya C3>50 yang artinya jika data di sel C3 lebih besar atau sama dengan 50 maka bernilai benar dan jika kurang dari 50 maka bernilai salah. Ketikkan teks “Lulus” pada isian value_if_true, yang artinya jika pada logical_test bernilai benar maka teks ini yang akan dihasilkan/dikeluarkan. Ketikkan teks “Tidak Lulus” pada isian value_if_false, yang artinya jika pada logical_test bernilai salah maka teks ini yang akan dihasilkan/dikeluarkan.

4) Klik OK. Copy-kan formula ke sel di bawahnya.

Pemberian tanda “ ” merupakan tambahan jika ingin menambahkan statement berupa kalimat atau string. Didapatkan hasil akhir seperti gambar berikut.

Gambar 5.11 Hasil akhir pemberian status kelulusan

b. Percabangan beberapa Tingkat

Percabangan tidak hanya pemisahan menjadi dua kemungkinan saja, namun juga bisa menjadi banyak kemungkinan. Untuk percabangan yang memisahkan ke banyak kemungkinan harus menggunakan IF secara bertingkat.

Tabel 5.4. Fungsi Logika

Fungsi

Keterangan

IF

Menentukan suatu tes logika untuk dikerjakan, dan mempunyai bentuk:=IF(tes logika, nilai jika benar, nilai jika salah)

AND, OR, danNOT

Merupakan fungsi tambahan untuk mengembangkan tes kondisi. Fungsi AND dan OR maksinal berisi 30 argumen logika, sedangkan NOT hanya mempunyai satu argumen logika, mempunyai bentuk:AND (logika1,logika2, …,logika30)OR (logika1,logika2, …,logika30)NOT (logika)

Pembahasan fungsi IF di atas dengan Tes Logika Tunggal, Tes Logika dapat dikembangkan dengan tambahan salah satu fungsi AND, OR, atau NOT. Bentuk fungsi IF dengan tes logika yang dikembangkan adalah sebagai berikut.

= IF (OR(Tes Logika1;Tes Logika2);Nilai jika benar;Nilai jika salah)

Contoh:

Sebuah perusahaan akan merekrut tenaga satuan pengaman (satpam) dengan ketentuan pengalaman kerja minimal empat tahun dan usia maksimal 35 tahun. Perusahaan melakukan seleksi administrasi dengan kriteria tersebut. Pelamar yang memenuhi syarat akan mengikuti seleksi selanjutnya, sedangkan yang tidak memenuhi syarat dinyatakan gugur. Kasus tersebut dapat diterjemahkan ke dalam fungsi IF seperti berikut ini.

= IF(AND(Kerja>=4;Usia<=35);Wawancara;Gugur)

Fungsi tambahan adalah AND karena kedua tes logika merupakan kriteria yang harus terpenuhi, perhatikan penerapan fungsi tersebut dalam baris rumus worksheet.

Gambar 5.12 Fungsi IF dengan 2 tes logika

Istilah fungsi IF bercabang adalah kasus yang mempunyai banyak tingkat pengujian tes logika yang diselesaikan dengan fungsi IF. Sebagai contoh sebuah lembar kerja berisi data hasil ujian statistik. Berdasarkan nilai ujian akan dikonversikan dalam bentuk huruf dengan ketentuan sebagai berikut.

Nilai

Huruf

0 – 59

E

60 – 74

D

75 – 84

C

85 – 94

B

95 – 100

A

Perhatikan penyelesaian dengan fungsi IF dalam lembar kerja seperti pada gambar berikut.

Gambar 5.13 Contoh fungsi IF bercabang

Sel E5 diisi dengan rumus:

=IF(D5<60;”E”;IF(D5<75;”D”;IF(D5<85;”C”;IF(D5<95;”B”;”A”))))

c. Mencari Jumlah

Kadangkala diperlukan sebuah informasi untuk menampilkan berapa jumlah data yang memenuhi kriteria tertentu. Misalnya, dalam sebuah daftar nilai ingin diketahui berapa orang yang mendapat nilai “A”. Untuk itu telah disediakan sebuah fungsi sebagai berikut.

=COUNTIF(range,criteria)

Di mana pada area yang disebutkan di range akan dicari berapa jumlah sel yang sesuai dengan kriteria. Contoh =COUNTIF(B2:B57,”A”) artinya dicari berapa jumlah sel yang berisi “A” pada range B2 sampai B57. Pada contoh sebelumnya, dikembangkan untuk mencari jumlah lulus dan tidak lulus, sehingga nantinya data akan menjadi seperti di bawah ini.

Gambar 5.14 Hasil akhir penambahan fungsi COUNTIF

Untuk dapat menambahkan hasil tersebut, lakukan penambahan fungsi COUNTIF pada C9 sebagai berikut melalui function wizard.

Gambar 5.15 Pengubahan setting fungsi COUNTIF untuk sel C9

Sedangkan untuk mendapatkan jumlah yang tidak lulus, lakukan penambahan fungsi COUNTIF pada C10 sebagai berikut melalui function wizard.

Gambar 5.16 Pengubahan setting fungsi COUNTIF untuk sel C10

Nilai yang kita olah melalui Excel sebenarnya dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu nilai formula dan nilai acuan. Materi yang selama ini dijelaskan pada bab-bab sebelumnya adalah nilai formula, di mana semua nilai yang diolah menjadi satu dengan formula yang dihitung, misal =A1*20. Angka 20 merupakan nilai formula, sedangkan pada beberapa keadaan di mana nilai tersebut sering berubah dapat kita gunakan nilai acuan agar tidak perlu mengubah melalui formula. Untuk memudahkan menggunakan nilai acuan, Excel menyediakan fasilitas Fungsi Lookup, fungsi ini akan melihat nilai pada tabel yang lain apakah nilai yang dicocokan ada pada tabel tersebut, untuk kemudian diambil nilainya.

Latihan berikut ini mencoba menggunakan logika IF untuk menentukan Jenis Barang, Nama Barang, dan Harga Barang, berdasarkan Kode Barang yang telah ditentukan. Di sini Anda juga akan menggunakan beberapa fungsi String.

Langkah Awal Buatlah data sebagai berikut.

Gambar 6.24 Data awal

Langkah Penyelesaian

(1) Isi sel B5 dengan formula:

=IF(LEFT(A5;1)=”A”;”Air Mineral”;””)

Pengertian:

Jika 1 huruf pertama dari sel A5 adalah “A”, maka isi sel B5, dengan teks “Air Mineral”, jika tidak maka kosongkan sel B5.

(2) Gandakan sampai sel B10. Apa yang Anda lihat? Sel B7 sampai B10 berisi nilai FALSE. Kenapa? Ya, karena Anda baru melakukan satu pengujian untuk huruf “A”, saja.

(3) Klik kembali sel B5, lanjutkan penulisan formula dengan diawali menekan tombol F2 pada keyboard, hapus sebagian formula (sisi kanan), sampai batas simbil semicolon (;) lengkapi hingga formula menjadi:

=IF(LEFT(A5;1)=”A”;”Air Mineral”;IF(LEFT(A5;1)=”S”;”Susu”))

Saat Anda menekan tombol Enter untuk mengakhiri pengetikan formula, Anda akan mendapatkan pesan seperti gambar ilustrasi di bawah ini:

Gambar 6.25 Peringatan kesalahan pemasukan formula

Tekan saja tombol Enter sekali lagi, atau klik tombol Yes. Kotak pesan tersebut adalah pesan yang memberitahu kepada Anda bahwa Anda melakukan kesalahan penulisan formula. Tetapi perlu diingat, kesalahan yang Anda lakukan bukanlah kesalahan struktural dari penggunaan fungsi IF, ini hanyalah kesalahan karena Anda lupa atau malas untuk mengetikkan tanda kurung tutup (“)”) untuk mengakhiri penggunaan fungsi IF. Lain halnya jika Anda mendapatkan kotak pesan berikut ini:

Gambar 6.26 Peringatan kesalahan pemasukan formula yang cukup fatal

Ini adalah kesalahan yang cukup fatal, kemungkinan karena Anda lupa mengisikan parameter yang diperlukan atau kesalahan menuliskan simbol.

(4) Gandakan kembali sampai sel B5. Sekarang tinggal B9 dan B10 saja yang berisi nilai FALSE.

(5) Terakhir lengkapi formula hingga:

=IF(LEFT(A5;1)=”A”;”Air Mineral”;IF(LEFT(A5;1)=”S”;”Susu”;”Kopi”))

Atau:

=IF(LEFT(A5;1)=”A”;”Air Mineral”;IF(LEFT(A5;1)=”S”;”Susu”;IF(LEFT(A5;1)=