makalah SIM (informasi dalam praktek)

31 May 2013 08:42:11 Dibaca : 2329

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajer sering kali memusatkan perhatian hanya pada beberapa aktivitas penting saja, yang disebut sebagai faktor keberhasilan kritis (critical success factor-CSF), yang memiliki pengaruh sangat besar pada keberhasilan dan kegagalan perusahaan. Dengan memusatkan perhatian pada CSF, manajemen memastikan bahwa ia akan menghabiskan waktunya pada hal-hal yang benar-benar berarti. Kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi yang efektif adalah salah satu CSF-nya.

Sistem pemrosesan transaksi akan memproses data yang menguraikan operasi perusahaan sehari-hari. Pemrosesan ini akan menghasilkan suatu basis data yang digunakan oleh sistem-sistem lain di dalam perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi sebuah perushaan yang bergerak dalam bisnis distribusi (seperti produsen, distributor, atau pedagang eceran) memproses pesanan pelanggan, memsan penggantian persediaan, dan memelihara buku besar.

Meskipun basis data dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem organisasi memiliki nilai yang tinggi, basis data tersebut tidak akan memberikan manfaat ketika pengguna menginginkan catatan sejarah yang mendalam dari suatu aktivitas tertentu. Kebutuhan ini telah menghasilkan suatu aplikasi yang saat ini sedang sangat populer – manajemen hubungan pelanggan atau customer relationship management (CRM). CRM memiliki kebutuhan data yang begitu besarnya sehingga dibutuhkan suatu jenis penyimpanan yang inovatif – data warehouse (gudang data). Data warehouse lama-kelamaan terakumulasi, dan data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Satu jenis peranti lunak khusus, yang disebut OLAP (on-line analyitical processing) telah dikembangkkan untuk memberikan informasi kepada para pengguna data warehouse dalam bentuk multidimensional. Salah satu fitur yang menarik dari penggudangan data adalah bahwa peranti lunak dapat mengenali pola-pola di dalam data yang tidak diketahui oleh para pengguna. Jenis data minning (penambangan data) seperti ini disebut penemuan pengetahuan (knowledge discovery)

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimanakah kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem Informasi yang efektif sebagai salah satu faktor penting penentu keberhasilannya?

2. Apakah yang dimaksud dengan sistem pemrosesan transaksi?

3. Bagaimanakah gambaran dari suatu sistem informasi didalam organisasi?

4. Apa yang dimaksud dengan manajemen hubungan pelanggan dan mengapa ia membutuhkan kemampuan penyimpanan komputer yang besar?

5. Apa yang dimaksud dengan Data Warehousing?

6. Bagaimana cara data disimpan dalam tempat penyimpanan Data Warehouse?

7. Bagaimana seorang pengguna melakukan penyampaian Informasi?

8. Bagaimana cara melakukan data Mining (penambahan data)?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui bahwa kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi yang eektik dapat menjadi salah satu faktor kunci keberhasilannya .

2. Untuk mengenali proses-proses sistem pemrosesan transaksi yang akan menguraikan operasi dasar .perusahaan sehari-hari.

3. Untuk mengetahui gambaran dari suatu sistem informasi didalam organisasi

4. Memahami apa itu manajemen hubungan pelanggan (custemur relationship management) dan mengapa ia membutuhkan kemampuan penyimpanan komputer yang besar.

5. Mengetahui apa yang dimaksud dengan Data Warehousing.

6. Mengetahui bagaimana data disimpan dalam suatu penyimpanan data berupa data warehouse.

7. Mengetahui bagaimana seorang pengguna melakukan penyampaian informasi.

8. Mengetahui bagaimana cara melakukan data Mining (penambahan data).

1.4 Manfaat Penulisan

Mahasiswa mampu menambah informasi dari materi makalah yang kami sampaikan untuk menunjang proses dalam pembelajaran mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Informasi Sebagai Salah Satu Faktor Penting Penentu Keberhasilan
(CSF) Critical Success Factor atau Faktor Penting Penentu Keberhasilan. Terdapat aktivitas penting yang menunjang keberhasilan atau malah kegagalan yang didapat hal ini berlaku bagi semua organisasi. Aktifitas-aktifitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain.

Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep tentang CSF, mereka akan memusatkan perhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitor sampai seberapa jauh mereka mencapainya.

2.2. Sistem Pemrosesan Transaksi

Istilah ini digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktifitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun diluar perusahaan. Istilah Sistem Pemrosesan Data Elektronik (electronic data processing - EDP) dan Sistem Informasi Akuntansi juga telah dipergunakan, namun saat ini kurang populer.

Unsur – unsur Input, transformasi, dan output dari sistem perusahaan berada di bagian bawah. Data dikumpulkan dari sistem fisik dan lingkungan, kemudian dimasukan kedalam basis data. Piranti lunak pemrosesan transaksi mengubah data menjadi intonasi bagi manajemen perusahaan dan bagi individu-individu serta organisasi-organisasi di dalam lingkungan perusahaan. (Gambar. A) adalah sebuah model sistem pemrosesan transaksi.

· Sistem Distribusi (system distribution) adalah sistem yang digunakan perusahaan – perusahaan distribusi-perusahaan yang mendistribusikan barang produksi dan atau jasa ke konsumen.

Tinjauan Sistem

Diagram arus data, atau DFD, untuk mendokumentasikan sistem. DFD mendokumentasikan suatu sistem dengan cara yang herarkis, dalam Gambar. B diagram konteks yang menyajikan kegiatan distribusi dalam lingkungannya.

Seluruh sistem ditunjuk oleh kotak yang diberi label “Sistem Distribusi” yang berada di tengah. Unsur – unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukan oleh kotak – kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah – panah yang disebut arus data

Unsur – unsur lingkungan dari sistem distribusi, antara lain :

· Pelanggan

· Pemasok

· Ruang Persediaan Bahan Baku

· Manajemen

Pesanan Penjualan (sales Order), Pesanan yang diterima Perusahaan dari Pelanggannya.

Pesanan Pembelian (Purchase Order), Pesanan yang ditempatkan perusahaan kepada pemasoknya

·

Subsistem – subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

· Sistem Entry Pesanan (order entry system), memasukan pesanan pelanggan kedalam sistem.

· Sistem Persediaan (inventory system), memelihara catatan persediaan

· Sistem Penagihan (billing system), membuat faktur pelanggan

· Sistem Piutang Dagang (account receivable system), menagih uang dari para pelanggan

Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

· Sistem Pembelian (purchasing system), menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.

· Sistem Penerimaan (receiving system), menerima persediaan

· Sistem Utang Dagang (account payable system), melakukan pembayaran

Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

· Sistem Buku Besar (general ledger system), adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan. Terdapat 2 subsistem yang terkait :

1) Sistem memperbarui buku besar (update general ledger system), pembukuan catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi dalam buku besar.

2) Sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system), menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya.

Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dan Prespektif

Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain. Fondasi ini dalam bentuk basis data yang berperan dalam mendokumentasi barbagai hal yang dibutuhkan prusahaan dalam operasinya dan interaksi dalam lingkungan.

2.3. Sistem Informasi Organisasi

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem Informasi Pemasaran (marketing information system - MKIS) memberikan informasi yang berhubungan dengan aktifitas pemasaran perusahaan.

· Subsistem Output

Bauran Pemasaran (marketing mix) :

1) Subsistem Produk (product subsystem), memberi informasi tentang produk-produk perusahaan

2) Subsistem Lokasi (place subsystem), memberikan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan

3) Subsistem Promosi (promotion subsystem), memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan pribadi perusahaan.

4) Subsistem Harga (price subsystem), membantu manajer mengambil keputusan harga

5) Subsistem Bauran Terintegrasi (integrated mix - subsystem), memungkinkan manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangakan pengaruh gabungan dari unsur – unsur ke empat subsistem.

· Basis data

Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data.

· Subsistem Input

1) Sistem pemrosesan transakasi (transaction processing system), mengumpulkan data dari sumber – sumber internal dan lingkungan lalu memasukannya dalam basis data.

2) Subsistem riset pemasaran (marketing research subsystem), mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan cara studi –studi khusus.

3) Subsistem Intelejensi Pemasaran (marketing intelegence subsystem), mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur – unsur lain yang dapat memengaruhi operasi pemasaran.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem - HRIS), memberikan kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan suber daya manusia perusahaan.

Subsistem Output HRIS :

· Perencanaan

· Rekruitmen

· Pengelolaan tenaga kerja

· Kompensasi karyawan

· Tunjangan karyawan

· Laporan SDM untuk informasi yang dibutuhkan publik

Sistem Informasi Manufaktur

Sitem informasi manufaktur (manufacturing information system), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.

Subsistem Informasi Manufaktur :

· Manufaktur Produksi

· Manufaktur Persediaan

· Manufaktur Mutu

· Manufaktur Biaya

Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan (financial information system), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang beerkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.

Subsistem Informasi Keuangan :

· Peramalan ekonomi masa depan

· Pengelolaan aliran dana perusahaan

· Pengendalian keuangan perusahaan

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System- EIS) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif (executif support system).

EIS perusahaan biasanya terdiri dari atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung melalui jaringan ke komputer pusat. Konfigurasi stasiun kerja terdiri atas sebuah komputer pribadi dengan unit penyimpanan sekunder yang menyimpanan basis data eksekutif. Basis data ini memuat data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer pusat perusahaan.

Model EIS juga menunjukkan komposisi komputer pusat yang berhubunngan dengan EIS. Data dan informasi dapat dimasukkan ke dalam basis data korporat dari sumber –sumber eksternal, dan berita-berita serta penjelasan akan peristiwa-peristiwa terbaru dapat dimasukkan oleh anggota staf dengan mempergunakan stasiun kerja mereka masing-masing. Selain basis data korporat, EIS meliputi kotak surat elektronik para eksekutif dan koleksi peranti lunak yang menghasilkan inforrmasi eksekutif. Para perancang EIS membuat sistem secara fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi keinginan semua eksekutif, apapun itu. Salah satu pendekatan adalah dengan memberikan kemampuan drill-down(perincian). Dengan pendekatan ini, eksekutif dapat mengeluarkan tampilan ringkasan dan kemudian secara berurutan menempilkan detail dari tingkat yang lebih rendah. Drill-down akan terus dilakukan sampai eksekutif merasa puas bahwa mereka telah mendapatkan jumlah detail sesuai dengan kebutuhan.

2.4. Manajemen Hubungan Pelanggan

Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelanggan baru.CRM systemakan mengakumulasi data untuk jangka panjang 5 tahun, 10 tahun atau lebih & menggunakan data tersebut memberikan data kepada para pengguna.Oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan tetap setia kepada perusahaan. Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse (gudang data)

2.5. Data Warehousing

Seperti yang dapat di bayangkan, seiring dengan terkumulasinya data transaksi selama bertahun-tahun, maka volume data akan menjadi sangat besar. waktu sesingkat ini sebuah teknologi komputer mampu mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar seperti itu. Memungkinkan sebuah teknologi komputer untuk membangun sebuah sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.

v Karakteristik Data Warehouse

data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :

Ø Kapasitas penyimpanan yang sangat besar

Ø Data diakumulasi dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan-catatan yang sudah ada dengan informasi yang baru.

Ø Data dapat diambil dengan mudah

Ø Data sepenuhnya untuk pengambilan keputusa, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari

Beberapa pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana dan mengimplementasikan data warehouse dengan cara bertahap. Jika mengikuti pendekatan ini, akan digunakan istilah pendekatan data mart (toko data) untuk menguraikan subjek. Data mart adalah suatu basis data berisikan data yang hanya menguraikan data segmen dari operasi perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan dapat memiliki data mart pemasaran, data mart sumber daya manusia, dan seterusnya.

Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.

v Sistem Data Warehousing

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna. I:I Data di kumpulkan dari sumber-sumber data dan dikirimkan ke area pengumpulan sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan data warehouse. Suatu sistem penyampaian informasi akan memperoleh data dari tempat penyimpanan data warehouse dan mengubahnya menjadi informasi bagi penggunannya.

Sumber-sumber data yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan data dapat diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupunlingkungan.

Area pengumpulan adalah tempat dimana data menjalani ekstraksi, transformasi, dan pemuatan. Suatu Proses yang sering sekali disingkat menjadi ETL, proses Ekstraksi menggabungkan data dari berbagai macam sumber; proses Transformasi membersihkan data, menempatkannya dalam suatu format standart, dan membuat ringkasan.

Metadata warehouse adalah “data tentang data” yang merupakan data yang menjelaskan data dalam tempat penyimpanan data. Metadata mirip dengan kamus data dari suatu basis data, dengan kelebihan yang lebih terinci.

2.6. Cara Data Disimpan Dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam satu lokasi, yang biasanya berbentuk suatu tabel. Data tersebut meliputi data pengidentifikasi (seperti nomor pelanggan), data deskriptif (seperti nama pelanggan), dan data kuantitatif (seperti penjualan bulan ini). Ada dua jenis tabel dalam penyimpanan data warehouse, dalam tabel data tersebut akan digabung yang menghasilkan suatu paket informasi.

Tabel Dimensi

Data pengidetifikasi dan deskriptif akan disimpan dalam tabel dimensi. Istilah dari tabel dimensi adalah mengartikan pemikiran bahwa data tersebut dapat menjadi basis untuk melihat data dari berbagai sudut pandang, atau baerbagai dimensi. Contoh yang mengilustrasikan sebuah tabel dimensi untuk edintitas atau objek pelanggan.

Tabel Fakta

Tabel yang terpisah-pisah merupakan tabel fakta (fact tables) berisi ukuran – ukuran kuantitatif sebuah etentitas, objek, atau aktifitas. Satu contoh tabel fakta memuat data mengenai satu aktifitas tertentu-penjualan komersial. Semua fakta terdapat pada gambar tabel tersebut adalah ukuran dari aktifitas.

Jika digabungakan dengan data tabel dimensi, akan didapatkan berbagai macam analisis, seperti penjualan bersih menurut wilayah pelanggan, pajak penjualan menurut kode pos, dan komisi penjualan menurut kode kredit

Paket Informasi

Dari dua data tabel tersebut digabungkan untuk membentuk suatu paket informasi. Paket Informasi mengidentifikasi semua dimensi yang digunakan dalam analisis suatu aktifitas tertentu.

Paket informasi terdiri empat dimensi yang dapat digumnakan untuk menganalisi penjualan komersial menurut waktu, tenaga penjual, pelanggan, produk.

Skema Bintang

Untuk setiap dimensi, akan ada satu kunci yang mengidentifikasikan dimensi dan menciptakan hubungan ke paket informasi. Dengan menggunakan empat tabel dimensi-pelanggan, waktu, tenaga penjual, dan produk dalam skema bintang memungkinkan diperolehnya informasi seperti berikut :

· Unit penjualan aktual menurut kode pos pada satu bulan tertentu

· Perbandingan jumlah komisi penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal terakhir.

· Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan sampai dengan saat ini

Skema bintang ini berfokus pada penjualan komersial dilihat dari segi pelanggan, tenaga penjual, produk, dan waktu. Tempat penyimpanan data warehouse terdiri atas beberapa skema bintang, dengan satu skema untuk setiap jenis aktifitas yang dianalisis.

2.7. Penyampaian Informasi

Unsur terakhir dalam sistem warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapat data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi pengguna.

v OLAP (on-line analytical processing)

Pembuatan laporan, paket query basis data, dan model-model matematis semuanya dapat digunakan. Selain itu, terdapat pula satu jenis peranti lunak yang secara khusus telah dikembangkan untuk data warehouse . peranti lunak tersebut yaitu OLAP, yang merupakan singkatan dari on-line analytical processing. OLAP memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan data warehouse melalui GUI ataupun antarmuka WEB dan dengan cepat memperoleh informasi dalam berbagai jenis format termasuk grafik. Terdapat dua pendekatan untuk OLAP : ROLAP dan MOLAP. ROLAP (relational on-line analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional standar. MOLAP (multidimensional on-line analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional.

2.8. Data Minning (Penambahan Data)

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui pengguna.

Hypothesis verification

dimulai dengan hipotesis pengguna mengenai bagaimana data saling terhubung.

Proses pengambilan akan dipandu sepenuhnya oleh penggunaInformasi yang terpilih tidak akan dapat lebih baik dari pemahaman pengguna akan data.Cara tradisional untuk melakukan query atas suatu database.

Knowledge discovery

sistem data warehouse menganalisa tempat penyimpanan data warehouse, mencari kelompok-kelompok dengan karakteristik yang sama. Kontribusi penemuan pengetahuan adalahbahwa ia memberikan sistem data warehousing kemampuan menganalisa data yang melebihi kemampuan pengguna itu sendiri. Piranti lunak akan mengidentifikasi data-data yang tidak diketahui oleh pengguna. Kemampuan seperti ini diperoleh dengan menggunakan kecerdasan buatan.

Menempatkan data Warehousing dalam Prespektif

Kebutuhan akan data warehousing selalu ada sejak dulu, namun teknologi informasi yang dibutuhkan untuk mendukungnya baru tersedia dan terjangkau belakangan ini. Ketika teknologi mampu mengejar permintaan, beberapa pencapaian yang dramatis telah berhasil dilakukan. Dengan kemampuan untuk menyimpan sejumlah data yang praktis tak terbatas dan mengambilnya dengan cepattelah membuka gerbang-gerbang pemrosesan data yang baru.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Terdapat aktivitas penting yang menunjang keberhasilan atau malah kegagalan yang didapat hal ini berlaku bagi semua organisasi. Aktifitas-aktifitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain.

Sistem Pemrosesan Transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktifitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun diluar perusahaan.

Sistem informasi didalam organisasi terdiri dari Sistem Informasi Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Manufaktur Keuangan, dan Sistem Informasi Eksekutif.

Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini.

Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.

Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam satu lokasi, yang biasanya berbentuk suatu tabel. Data tersebut meliputi data pengidentifikasi (seperti nomor pelanggan), data deskriptif (seperti nama pelanggan), dan data kuantitatif (seperti penjualan bulan ini). Ada dua jenis tabel dalam penyimpanan data warehouse, dalam tabel data tersebut akan digabung yang menghasilkan suatu paket informasi.

Unsur terakhir dalam sistem warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapat data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi pengguna.