Oleh: Febry Jordy Anes dan Ravaela Dzulhilma F.

Taukah kalian apa itu Konferensi Pers? Dalam dunia PR (Public Realition) ada yang namanya konferensi pers, salah satu kegiatan yang sering dilakukan PR dalam mengelola informasi untuk disampaikan kepada media massa dan publik yang lebih luas yaitu mengadakan konferensi pers. Konferensi Pers adalah suatu pertemuan yang diselenggarakan oleh bagian PR dengan mengundang pihak media massa/wartawan tujuannya untuk memberikan pengumuman atau penjelasan disertai sesi wawancara agar informasi-informasi tersebut dapat dipublikasikan melalui media massa. Konferensi Pers diselenggarakan karena pertimbangan untuk mencapai efektifitas dalam pengelolaan informasi tertentu sesuai dengan isu yang akan disampaikan dan tujuan yang hendak dicapai. Dalam melakukan konfernsi pers ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:

Pertimbangan mengadakan konferensi pers, rencana diadakan konferensi pers perlu didasari oleh alasan-alasan strategis. Semua alasan mengacu pada tujuan PR sebagai pengelola informasi utama. Tujuan umum PR berupa memulikan, membangun atau meningkatkan citra informasi. Tujuan khususnya berkenaan dengan isu yang akan disampaikan organisasi. Isu-isu tersebut antara lain: 1. Isu yang akan disampaikan bernilai berita 2. Mengandung kepentingan yang cukup tinggi bagi publik tertentu 3. Karena situasi darurat yang tengah dihadapi organisasi 4. Isu diarahkan dalam mendukung tujuan PR.

Persiapan dan kesiapan konferensi pers, konferensi pers harus dipersiapkan sebaik-baiknya sebelum kegiatan tersebut direalisasikan. Dalam mengawali rencana untuk mengadakan konferensi pers, praktisi PR hendaknya menuliskan ceklis mengenai persiapan dan kesiapan konferensi pers, ceklis tersebut antara lain: 1. Penetepan moderator dan juru bicara 2. Penulisan lembar perencanaan konferensi pers dan surat undangan 3. Penulisan informasi KIT 4. Bahan pendukung informasi KIT 4. Sarana penunjang acara.

Persiapan akhir dan lembaran tanya-jawab konferensi pers, dalam konferensi pers pasti punya sesi tanya-jawab pejabat PR sebaiknya sudah memperkirakan potensi muculnya pertanyaan wartawan yang bisa berdampak negatif bagi organisasi apabila tidak dijawab secara tepat. Dengan demikian ia pun hendaknya bisa memperkirakan pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang akan dilontarkan wartawan dan jawaban seperti apa yang mesti disampaikan pihak organisasi.

Konferensi pers bertujuan untuk melayani kepentingan perusahaan atau organisasi. Banyak bentuk tulisan yang harus dipersiapkan PR, termasuk beragam bahan tertulis dalam informasi KIT untuk diberikan kepada wartawan guna menunjang penulisan berita atau laporan jurnalistiknya. Seorang PR harus mengakhiri teknik dalam penulisan konferensi pers baik dalam mempertimbangkan, mempersiapkan, dan mengakhiri konferensi pers.

Dikutip dari buku PUBLIC RELATIONS WRITING oleh Sopian, S.Sos., M.I.K