INFORMASI DALAM PRAKTIK

A. Tujuan Pembelajaran

Mengetahui bahwa kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi yang efektif dapat menjadi salah satu factor kunci keberhasilahMengenali proses – proses sistem pemrosesan transaksi yang akan menguraikan operasi dasar perusahaan sehari – hariMengenal proses – proses yang dijalankan oleh sistem pemrosesan transaksi bagi sebuah perusahaan distribusiMengetahui bahwa sistem informasi organisasi telah dikembangkan untuk area – area bisnis dan tingkat – tingkat organisasiMengenal arsitektur sistem informasi pemasaran; sumber daya manusia, manufaktur, dan keuanganMengetahui arsitektur dari suatu sistem informasi eksekutifMemahami apa itu manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management) dan mengapa ia membutuhkan kemampuan penyimpanan computer yang besarMengetahui perbedaan antara data warehouse (gudang data) dengan basis dataMemahami arsitektur dari suatu sistem data warehouseMengetahui bagaimana data disimpan dalam suatupenyimpanan data berupa data warehouseMengetahui bagaimana seorang pengguna melakukan navigasi dalam penyimpanan dataMengetahui apa yang dimaksud pemrosesa analitis online (on-line analytical processing –OLAP)Mengetahui dua cara dasar melakukan data mining (pengembangan data).

B. Informasi sebagai Salah Satu Faktor Penting Penentu Keberhasilan

Pada tahun 1961, D.Ronald Daniel dari McKinsey dan Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau factor penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Aktivitas –aktivitas penting tersebut adalah CSF, dan factor-factor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain. Contoh, dalam industry kendaraan bermotor, yang diyakini sebagai CSF adalah model, jaringan dealer yang efisien dan pengendalian biaya produksi yang ketat. Dalam industri asuransi, CSF diindentifikasikan sebagai pengembangan personil manejemen agen,pengendalian personel administrasi, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi yang baru. Paling tidak, di awal tahun 1960-an semuanya diyakini sebagai CSF. Ketika manejemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF, mereka akan memusatkan perhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitor sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya.

C. Sistem Pemrosesan Transaksi

sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun di luar perusahaan.

Gambar 8.1 Sebuah Model Sistem Pemrosesan Transaksi

Fgure 8.1 adalah sebuah model sistem pemrosesan transaksi. Model ini merupakan turunan dari model sistem umum perusahaan yang telah dibahas di Bab 2. Unsur-unsur input, transformasi, dan output dari sistem fisik d perusahaan berada di bagian bawah. Data dikumpulakan dari sistem fisik dan lingkungan, kemudian dimasukkan ke dalam basis data. Peranti lunak pemrosesan transaksi mengubah data menjadi informasi bagi manejemen perusahaan dan bagi individu-individu serta organisasi di dalam lingkungan perusahaan.

Sistem pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem infoprmasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing. Salah satu contoh baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan- perusahaan distribusi perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasa kepada para pelanggannya. Biasaya disebut suatu sistem distribusi (distribusi sistem).

‘

D. Tinjauan Sistem

Kita akan menggunakan diagram arus data, atau DFD, untuk mendokumentasikan sistem. Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label “sistem distribusi” yang berada di tengah.unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut arus data.

Gambar 8.2 Diagram Konteks Sistem Distribusi

Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan, pemasok, ruang persediaan bahan baku, dan manejemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan para pelanggannya cukup mirip dengan arus yang menghubungkan perusahaan dengan para pemasoknya. Pesanan yang diterima oleh perusahaan dari para pelangganya disebut pesanan penjualan (sales order), sedangkan pesanan yang ditempatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya disebut pesanan pembelian (purchase order). Perusahaan dapat mengirimkan pemberitahuan penolakan pesanan penjualan kepada para pelanggannya mungkin karena peringkat kredit mereka yang buruk. Meskipun Pemasok juga dapat mengirimkan pemberitahuan penolakan pesanan pembelian kepada perusahaan, kita telah menghilangkan aliran tersebut karena alas an penyederhanaan.

1. Subsistem – subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Gambar 8.3 Sebuah 0 Gambar Diagram Sistem Distribusi

Subsistem ditemukan melalui kontak – kontak tegak yang diberi nomor dalam Gambar 8.3. Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang kedua dengan pemesanan penggantian persediaan dari pemasok, dan yang ketiga dengan pemeliharaan buku besar perusahaan.

2. Sistem yang memenuhi Pesanan Pelanggan

Gambar 8.4 Sebuah Gambar 1 Diagram Sistem yang MemenuhiPesanan Pelanggan

Gambar 8.4 menunjukkan empat sistem utama yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan; entri pesanan, persediaan, penagihan, dan piutang dagang. Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan pesanan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan (inventory system) memelihara cataatn persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang (accounts receivable system) menagih uang dari paar pelanggan.

3. Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

Gambar 8.5 Sebuah Gambar 2 Diagram Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

Dengan cara yang sama, akan mengidentifikasikan subsistem – subsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok. Detailnya akan ditampilkan pada gambar 8.5, dan disebut diagram nomor 2. Sistem pembelian (purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan, dan sistem utang dagang (accounts payable system) melakukan pembayaran.

4. Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

Gambar 8.6 Sebuah Gambar 3 Diagram Sistem yang MelakukanProses Buku Besar

Buku besar sistem adalah sistem akuntansi yang menggabungkandata dari sistem akuntansi lainnya untuk tujuan menyajikan gambaran keuangan gabungan dari operasi perusahaan. Buku besar adalah file yang berisi data akuntansi gabungan. Diperbarui posting umum sistem catatan buku besar yang menggambarkan berbagai tindakan dan transaksi ke buku besar. Siapkan manajemen laporan sistem menggunakan isi buku besaruntuk mempersiapkan neraca, laporan laba rugi, dan laporan lainnya.

5. Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain. Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan.

E. Sistem Informasi Organisasi

Sistem informasi organisasi yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagiantertentu dari organisasi.

1. Sistem Informasi Pemasaran

Gambar 8.7 Model Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran (marketing information system-MKIS) memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.

a. Subsistem Output

Subsistem output memberikan informasi tentang elemen penting dalam bauran pemasaran.

Bauran pemasaran terdiri dari empat bahan utama bahwa manajemen mengelola untuk memenuhi kebutuhan pelanggan pada keuntungan.

Subsistem produk menyediakan informasi tentang produkperusahaan.
Subsistem tempat memberikan informasi tentang jaringan distribusiperusahaan.Subsistem Promosi menyediakan informasi tentang iklanperusahaan dan kegiatan penjualan pribadi.Subsistem Harga membantu manajer mengambil keputusan harga.Terpadu-campuran subsistem memungkinkan manajer untukmengembangkan strategi yang mempertimbangkan efek gabungan dari bahan.

b. Basis Data

Database diisi dengan data dari tiga subsistem MKIS masukan.

masukan subsistem

Transaksi sistem pengolahan mengumpulkan data dari keduasumber internal dan lingkungan dan memasukkan data ke dalam database.Pemasaran subsistem penelitian mengumpulkan data internal danlingkungan dengan melakukan studi khusus.Pemasaran subsistem intelijen mengumpulkan data lingkunganyang berfungsi untuk menjaga manajemen informasi kegiatanpesaing perusahaan dan pelanggan dan elemen lainnya yang dapat mempengaruhi operasi pemasaran.

2. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Gambar 8.8 Sebuah Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia sistem informasi (HRIS) memberikan informasi kepada para manajer di seluruh perusahaan mengenaisumber daya manusia perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memberikan data input, sama seperti subsistem riset sumber daya manusia yang melakukan studi – studi khusus dan subsistem intelegensi sumber daya manusia yang mengumpulkan data lingkungan yang mengandung permasalahan – permasalahan SDM.

Masing – masing subsistem output dari HRIS akan menangani aspek – aspek tertentu dari manajemen SDM; perencanaan, rekruitmen, pengelolaan tenaga kerja; kompensasi karyawan; memberikan tunjangan kepada karyawan; dan membuat banyak laporan SDM yang diminta lingkungan, terutama badan – badan pemerintahan.

3. Sistem Informasi Manufaktur

Gambar 8.9 Model Sistem Informasi Manufaktur

Manufaktur sistem informasi menyediakan informasi untuk manajer di seluruh perusahaan tentang operasi manufaktur perusahaan. Subsistem rekayasa industry terdiri dari aktivitas – aktivitas yang dilakukan oleh para teknisi industry yang melakukan studi atas operasi manufaktur untuk memastikan keefisienannya. Empat subsistem output memberikan laporan atas subjek – subjek yang sangat besar kepentingannya dalam manufaktur produksi, persediaan, mutu, dan biaya.

4. Sistem Informasi Keuangan

Gambar 8.10 Model Sistem InformasiKeuangan

Sistem informasi keuangan memberikan informasi kepada manajer di seluruh perusahaan mengenai kegiatan keuangan perusahaan. Subsistem audit internal terdiri atas aktivitas – aktivitas oleh auditor internal perusahaan untuk menjaga integritas sistem perusahaan. Aktivitas – aktivitas output penting meliputi peramalan tren perekonomian masa depan, mengelola aliran dana yang melalui perusahaan, dan mengandalkan keuangan perusahaan.

5. Sistem Informasi Eksekutif

Gambar 8.11 Sebuah Informasi Eksekutif Model Sistem

Sistem informasi eksekutif (EIS) adalah sistem yang menyediakaninformasi untuk manajer tingkat atas pada kinerja keseluruhanperusahaan, juga disebut sistem pendukung eksekutif (ESS).

Kemampuan drill-down memungkinkan eksekutif untukmemunculkan tampilan ringkasan dan kemudian berturut-turutmenampilkan tingkat yang lebih rendah rinci sampai eksekutifmerasa puas bahwa mereka telah memperoleh sedetail diperlukan.

F. Manajemen Hubungan Pelanggan

Manajemen hubungan pelanggan (CRM) adalah manajemenhubungan antara perusahaan dan pelanggan sehingga baikperusahaan dan pelanggannya mendapatkan nilai maksimum darihubungan.

Sistem CRM terakumulasi data pelanggan selama jangkapanjang-5 tahun, 10 tahun, atau lebih-dan menggunakan data untuk menghasilkan informasi bagi pengguna. Menggunakan data warehouse.

Gambar 8.12 Drill-Down Teknik

G. Data Warehousing1. Karakteristik Data Werehouse

Gudang data menggambarkan penyimpanan data yang memilikikarakteristik sebagai berikut:

Kapasitas penyimpanan sangat besar.Data akumulasi dengan menambahkan catatan baru, sebagai lawan yang disimpan saat ini dengan memperbarui catatan yang ada dengan informasi baru.Tanggal yang mudah dpt.Tanggal yang digunakan hanya untuk pengambilan keputusan, tidakuntuk digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

Data mart adalah database yang berisi data yang menggambarkanhanya segmen dari operasi perusahaan.

2. Sistem Data Warehousing

Data warehouse adalah penciptaan dan penggunaan data warehouse atau data mart. Data primer adalah sumber TPS dan data yang diperoleh dari sumber lain, baik internal maupun lingkungan; data diidentifikasi memiliki nilai potensial dalam pengambilan keputusan. Staging area adalah di mana data mengalami ekstraksi, transformasi, dan loading (disingkat proses ETL)

Proses ekstraksi menggabungkan data dari berbagai sumber. Proses transformasi membersihkan data, menempatkannya ke dalam format standar, dan mempersiapkan ringkasan. Data yang tersimpan di kedua detail dan bentuk ringkasan. Proses loading melibatkan masuknya data ke dalam repositoridata warehouse.

Metadata

"Data tentang data“Data yang menggambarkan data dalam penyimpanan dataMelacak data mengalir melalui sistem data warehouse

Gambar 8.13 Model dari Sistem Data Warehousing

3. Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Tabel dimensi menyimpan data mengidentifikasi dan deskriptif.

Dimensi menyediakan dasar untuk melihat data dari berbagai perspektif atau dimensi.

Tabel fakta adalah tabel terpisah yang berisi ukuran kuantitatif dari suatu entitas.

Dikombinasikan dengan data tabel dimensi, berbagai analisisdapat dipersiapkan.Pengguna dapat meminta informasi yang melibatkan kombinasi dari dimensi dan fakta.

Gambar 8.14 Sebuah Tabel Dimensi Contoh

Gambar 8.15 Sebuah Fakta Tabel Contoh

Paket informasi mengidentifikasi semua dimensi yang akan digunakan dalam menganalisis kegiatan tertentu.

Gambar 8.16 Format Informasi Paket

Gambar 8.17 Sebuah Paket Informasi Contoh

Skema bintang untuk setiap dimensi, kunci mengidentifikasi dimensi dan menyediakan hubungan ke paket informasi yang menghasilkan struktur yang mirip dengan pola bintang. Skema bintang ini memungkinkan diperolehnya informasi seperti :

– Unit penjualan actual menurut kode pos pada satu bulan tertentu.

– Perbandingan jumlah komisis penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal terakhir.

– Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan sampai dengan saat ini.

Skema bintang ini berfokus pada penjualan komersial dilihat dari segi pelanggan, tenaga penjualan, produk, dan waktu. Tempat penyimpanan data warehouse terdiri dari atas beberapa skema bintang, dengan satu skema untuk setiap jenis aktivitas yang dianalisis.

Gambar 8.18 Format Skema Bintang

Gambar 8.19 Sebuah Skema Bintang Contoh

H. Penyampaian Informasi

Menelusuri-proses navigasi ke bawah melalui tingkat detail. Gulung-memungkinkan pengguna untuk mulai dengan tampilan detail dan kemudian merangkum rincian ke tingkat ringkasan yang semakin tinggi. Bor di-pindah dari satu hirarki data yang lain. Bor melalui berlangsung dari tingkat ringkasan ke tingkat terendahdetail.

Gambar 8.20 Melakukan Navigasi melalui Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Gambar 8.21 Drill Across Hierarki Menghasilkan Banyak Pandangan

I. OLAP

On-line analisis pengolahan (OLAP) memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan gudang data baik melalui GUI atauantarmuka Web dan cepat menghasilkan informasi dalam berbagaibentuk, termasuk grafis.

Relational OLAP (ROLAP) menggunakan sistem manajemen database relasional standar.

Data ROLAP ada dalam bentuk rinci.Analisis harus dilakukan untuk menghasilkan ringkasan.Dibatasi untuk sejumlah dimensi.

Multidimensional OLAP (MOLAP) menggunakan sistemmanajemen database khusus multidimensi.

Data MOLAP yang preproses untuk menghasilkan ringkasan padaberbagai tingkat detail dan diatur oleh berbagai dimensi.Kemampuan ringkasan cepat, dapat menggunakan banyakdimensi-10 atau lebih.

Gambar 8.22 Arsitektur ROLAP dan MOLAP

Gambar 8.23 Contoh Laporan yang Dapat Dibuat dengan ROLAP

Gambar 8.24 Contoh Laporan yang Dapat Dibuat denganMOLAP

J. Data Mining

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna.

Hipotesis verifikasi dimulai dengan hipotesis pengguna daribagaimana data terkait.

Retrieval proses dipandu sepenuhnya oleh pengguna.Informasi yang dipilih dapat tidak lebih baik dari pemahamanpengguna data.Cara tradisional untuk query database.

Penemuan Pengetahuan adalah ketika sistem data warehousing menganalisis repositori data warehouse, mencari kelompok dengan karakteristik umum.