INFORMASI DALAM PRAKTIK

A. Tujuan Pembelajaran

Mengetahui bahwa kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi yang efektif dapat menjadi salah satu factor kunci keberhasilahMengenali proses – proses sistem pemrosesan transaksi yang akan menguraikan operasi dasar perusahaan sehari – hariMengenal proses – proses yang dijalankan oleh sistem pemrosesan transaksi bagi sebuah perusahaan distribusiMengetahui bahwa sistem informasi organisasi telah dikembangkan untuk area – area bisnis dan tingkat – tingkat organisasiMengenal arsitektur sistem informasi pemasaran; sumber daya manusia, manufaktur, dan keuanganMengetahui arsitektur dari suatu sistem informasi eksekutifMemahami apa itu manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management) dan mengapa ia membutuhkan kemampuan penyimpanan computer yang besarMengetahui perbedaan antara data warehouse (gudang data) dengan basis dataMemahami arsitektur dari suatu sistem data warehouseMengetahui bagaimana data disimpan dalam suatupenyimpanan data berupa data warehouseMengetahui bagaimana seorang pengguna melakukan navigasi dalam penyimpanan dataMengetahui apa yang dimaksud pemrosesa analitis online (on-line analytical processing –OLAP)Mengetahui dua cara dasar melakukan data mining (pengembangan data).

B. Informasi sebagai Salah Satu Faktor Penting Penentu Keberhasilan

Pada tahun 1961, D.Ronald Daniel dari McKinsey dan Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau factor penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Aktivitas –aktivitas penting tersebut adalah CSF, dan factor-factor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain. Contoh, dalam industry kendaraan bermotor, yang diyakini sebagai CSF adalah model, jaringan dealer yang efisien dan pengendalian biaya produksi yang ketat. Dalam industri asuransi, CSF diindentifikasikan sebagai pengembangan personil manejemen agen,pengendalian personel administrasi, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi yang baru. Paling tidak, di awal tahun 1960-an semuanya diyakini sebagai CSF. Ketika manejemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF, mereka akan memusatkan perhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitor sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya.

C. Sistem Pemrosesan Transaksi

sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun di luar perusahaan.

Gambar 8.1 Sebuah Model Sistem Pemrosesan Transaksi

Fgure 8.1 adalah sebuah model sistem pemrosesan transaksi. Model ini merupakan turunan dari model sistem umum perusahaan yang telah dibahas di Bab 2. Unsur-unsur input, transformasi, dan output dari sistem fisik d perusahaan berada di bagian bawah. Data dikumpulakan dari sistem fisik dan lingkungan, kemudian dimasukkan ke dalam basis data. Peranti lunak pemrosesan transaksi mengubah data menjadi informasi bagi manejemen perusahaan dan bagi individu-individu serta organisasi di dalam lingkungan perusahaan.

Sistem pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem infoprmasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing. Salah satu contoh baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan- perusahaan distribusi perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasa kepada para pelanggannya. Biasaya disebut suatu sistem distribusi (distribusi sistem).

‘

D. Tinjauan Sistem

Kita akan menggunakan diagram arus data, atau DFD, untuk mendokumentasikan sistem. Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label “sistem distribusi” yang berada di tengah.unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut arus data.

Gambar 8.2 Diagram Konteks Sistem Distribusi

Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan, pemasok, ruang persediaan bahan baku, dan manejemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan para pelanggannya cukup mirip dengan arus yang menghubungkan perusahaan dengan para pemasoknya. Pesanan yang diterima oleh perusahaan dari para pelangganya disebut pesanan penjualan (sales order), sedangkan pesanan yang ditempatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya disebut pesanan pembelian (purchase order). Perusahaan dapat mengirimkan pemberitahuan penolakan pesanan penjualan kepada para pelanggannya mungkin karena peringkat kredit mereka yang buruk. Meskipun Pemasok juga dapat mengirimkan pemberitahuan penolakan pesanan pembelian kepada perusahaan, kita telah menghilangkan aliran tersebut karena alas an penyederhanaan.

1. Subsistem – subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Gambar 8.3 Sebuah 0 Gambar Diagram Sistem Distribusi

Subsistem ditemukan melalui kontak – kontak tegak yang diberi nomor dalam Gambar 8.3. Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang kedua dengan pemesanan penggantian persediaan dari pemasok, dan yang ketiga dengan pemeliharaan buku besar perusahaan.

2. Sistem yang memenuhi Pesanan Pelanggan

Gambar 8.4 Sebuah Gambar 1 Diagram Sistem yang MemenuhiPesanan Pelanggan

Gambar 8.4 menunjukkan empat sistem utama yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan; entri pesanan, persediaan, penagihan, dan piutang dagang. Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan pesanan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan (inventory system) memelihara cataatn persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang (accounts receivable system) menagih uang dari paar pelanggan.

3. Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

Gambar 8.5 Sebuah Gambar 2 Diagram Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

Dengan cara yang sama, akan mengidentifikasikan subsistem – subsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok. Detailnya akan ditampilkan pada gambar 8.5, dan disebut diagram nomor 2. Sistem pembelian (purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan, dan sistem utang dagang (accounts payable system) melakukan pembayaran.

4. Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

Gambar 8.6 Sebuah Gambar 3 Diagram Sistem yang MelakukanProses Buku Besar

Buku besar sistem adalah sistem akuntansi yang menggabungkandata dari sistem akuntansi lainnya untuk tujuan menyajikan gambaran keuangan gabungan dari operasi perusahaan. Buku besar adalah file yang berisi data akuntansi gabungan. Diperbarui posting umum sistem catatan buku besar yang menggambarkan berbagai tindakan dan transaksi ke buku besar. Siapkan manajemen laporan sistem menggunakan isi buku besaruntuk mempersiapkan neraca, laporan laba rugi, dan laporan lainnya.

5. Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain. Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan.

E. Sistem Informasi Organisasi

Sistem informasi organisasi yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagiantertentu dari organisasi.

1. Sistem Informasi Pemasaran

Gambar 8.7 Model Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran (marketing information system-MKIS) memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.

a. Subsistem Output

Subsistem output memberikan informasi tentang elemen penting dalam bauran pemasaran.

Bauran pemasaran terdiri dari empat bahan utama bahwa manajemen mengelola untuk memenuhi kebutuhan pelanggan pada keuntungan.

Subsistem produk menyediakan informasi tentang produkperusahaan.
Subsistem tempat memberikan informasi tentang jaringan distribusiperusahaan.Subsistem Promosi menyediakan informasi tentang iklanperusahaan dan kegiatan penjualan pribadi.Subsistem Harga membantu manajer mengambil keputusan harga.Terpadu-campuran subsistem memungkinkan manajer untukmengembangkan strategi yang mempertimbangkan efek gabungan dari bahan.

b. Basis Data

Database diisi dengan data dari tiga subsistem MKIS masukan.

masukan subsistem

Transaksi sistem pengolahan mengumpulkan data dari keduasumber internal dan lingkungan dan memasukkan data ke dalam database.Pemasaran subsistem penelitian mengumpulkan data internal danlingkungan dengan melakukan studi khusus.Pemasaran subsistem intelijen mengumpulkan data lingkunganyang berfungsi untuk menjaga manajemen informasi kegiatanpesaing perusahaan dan pelanggan dan elemen lainnya yang dapat mempengaruhi operasi pemasaran.

2. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Gambar 8.8 Sebuah Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia sistem informasi (HRIS) memberikan informasi kepada para manajer di seluruh perusahaan mengenaisumber daya manusia perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memberikan data input, sama seperti subsistem riset sumber daya manusia yang melakukan studi – studi khusus dan subsistem intelegensi sumber daya manusia yang mengumpulkan data lingkungan yang mengandung permasalahan – permasalahan SDM.

Masing – masing subsistem output dari HRIS akan menangani aspek – aspek tertentu dari manajemen SDM; perencanaan, rekruitmen, pengelolaan tenaga kerja; kompensasi karyawan; memberikan tunjangan kepada karyawan; dan membuat banyak laporan SDM yang diminta lingkungan, terutama badan – badan pemerintahan.

3. Sistem Informasi Manufaktur

Gambar 8.9 Model Sistem Informasi Manufaktur

Manufaktur sistem informasi menyediakan informasi untuk manajer di seluruh perusahaan tentang operasi manufaktur perusahaan. Subsistem rekayasa industry terdiri dari aktivitas – aktivitas yang dilakukan oleh para teknisi industry yang melakukan studi atas operasi manufaktur untuk memastikan keefisienannya. Empat subsistem output memberikan laporan atas subjek – subjek yang sangat besar kepentingannya dalam manufaktur produksi, persediaan, mutu, dan biaya.

4. Sistem Informasi Keuangan

Gambar 8.10 Model Sistem InformasiKeuangan

Sistem informasi keuangan memberikan informasi kepada manajer di seluruh perusahaan mengenai kegiatan keuangan perusahaan. Subsistem audit internal terdiri atas aktivitas – aktivitas oleh auditor internal perusahaan untuk menjaga integritas sistem perusahaan. Aktivitas – aktivitas output penting meliputi peramalan tren perekonomian masa depan, mengelola aliran dana yang melalui perusahaan, dan mengandalkan keuangan perusahaan.

5. Sistem Informasi Eksekutif

Gambar 8.11 Sebuah Informasi Eksekutif Model Sistem

Sistem informasi eksekutif (EIS) adalah sistem yang menyediakaninformasi untuk manajer tingkat atas pada kinerja keseluruhanperusahaan, juga disebut sistem pendukung eksekutif (ESS).

Kemampuan drill-down memungkinkan eksekutif untukmemunculkan tampilan ringkasan dan kemudian berturut-turutmenampilkan tingkat yang lebih rendah rinci sampai eksekutifmerasa puas bahwa mereka telah memperoleh sedetail diperlukan.

F. Manajemen Hubungan Pelanggan

Manajemen hubungan pelanggan (CRM) adalah manajemenhubungan antara perusahaan dan pelanggan sehingga baikperusahaan dan pelanggannya mendapatkan nilai maksimum darihubungan.

Sistem CRM terakumulasi data pelanggan selama jangkapanjang-5 tahun, 10 tahun, atau lebih-dan menggunakan data untuk menghasilkan informasi bagi pengguna. Menggunakan data warehouse.

Gambar 8.12 Drill-Down Teknik

G. Data Warehousing1. Karakteristik Data Werehouse

Gudang data menggambarkan penyimpanan data yang memilikikarakteristik sebagai berikut:

Kapasitas penyimpanan sangat besar.Data akumulasi dengan menambahkan catatan baru, sebagai lawan yang disimpan saat ini dengan memperbarui catatan yang ada dengan informasi baru.Tanggal yang mudah dpt.Tanggal yang digunakan hanya untuk pengambilan keputusan, tidakuntuk digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

Data mart adalah database yang berisi data yang menggambarkanhanya segmen dari operasi perusahaan.

2. Sistem Data Warehousing

Data warehouse adalah penciptaan dan penggunaan data warehouse atau data mart. Data primer adalah sumber TPS dan data yang diperoleh dari sumber lain, baik internal maupun lingkungan; data diidentifikasi memiliki nilai potensial dalam pengambilan keputusan. Staging area adalah di mana data mengalami ekstraksi, transformasi, dan loading (disingkat proses ETL)

Proses ekstraksi menggabungkan data dari berbagai sumber. Proses transformasi membersihkan data, menempatkannya ke dalam format standar, dan mempersiapkan ringkasan. Data yang tersimpan di kedua detail dan bentuk ringkasan. Proses loading melibatkan masuknya data ke dalam repositoridata warehouse.

Metadata

"Data tentang data“Data yang menggambarkan data dalam penyimpanan dataMelacak data mengalir melalui sistem data warehouse

Gambar 8.13 Model dari Sistem Data Warehousing

3. Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Tabel dimensi menyimpan data mengidentifikasi dan deskriptif.

Dimensi menyediakan dasar untuk melihat data dari berbagai perspektif atau dimensi.

Tabel fakta adalah tabel terpisah yang berisi ukuran kuantitatif dari suatu entitas.

Dikombinasikan dengan data tabel dimensi, berbagai analisisdapat dipersiapkan.Pengguna dapat meminta informasi yang melibatkan kombinasi dari dimensi dan fakta.

Gambar 8.14 Sebuah Tabel Dimensi Contoh

Gambar 8.15 Sebuah Fakta Tabel Contoh

Paket informasi mengidentifikasi semua dimensi yang akan digunakan dalam menganalisis kegiatan tertentu.

Gambar 8.16 Format Informasi Paket

Gambar 8.17 Sebuah Paket Informasi Contoh

Skema bintang untuk setiap dimensi, kunci mengidentifikasi dimensi dan menyediakan hubungan ke paket informasi yang menghasilkan struktur yang mirip dengan pola bintang. Skema bintang ini memungkinkan diperolehnya informasi seperti :

– Unit penjualan actual menurut kode pos pada satu bulan tertentu.

– Perbandingan jumlah komisis penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal terakhir.

– Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan sampai dengan saat ini.

Skema bintang ini berfokus pada penjualan komersial dilihat dari segi pelanggan, tenaga penjualan, produk, dan waktu. Tempat penyimpanan data warehouse terdiri dari atas beberapa skema bintang, dengan satu skema untuk setiap jenis aktivitas yang dianalisis.

Gambar 8.18 Format Skema Bintang

Gambar 8.19 Sebuah Skema Bintang Contoh

H. Penyampaian Informasi

Menelusuri-proses navigasi ke bawah melalui tingkat detail. Gulung-memungkinkan pengguna untuk mulai dengan tampilan detail dan kemudian merangkum rincian ke tingkat ringkasan yang semakin tinggi. Bor di-pindah dari satu hirarki data yang lain. Bor melalui berlangsung dari tingkat ringkasan ke tingkat terendahdetail.

Gambar 8.20 Melakukan Navigasi melalui Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Gambar 8.21 Drill Across Hierarki Menghasilkan Banyak Pandangan

I. OLAP

On-line analisis pengolahan (OLAP) memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan gudang data baik melalui GUI atauantarmuka Web dan cepat menghasilkan informasi dalam berbagaibentuk, termasuk grafis.

Relational OLAP (ROLAP) menggunakan sistem manajemen database relasional standar.

Data ROLAP ada dalam bentuk rinci.Analisis harus dilakukan untuk menghasilkan ringkasan.Dibatasi untuk sejumlah dimensi.

Multidimensional OLAP (MOLAP) menggunakan sistemmanajemen database khusus multidimensi.

Data MOLAP yang preproses untuk menghasilkan ringkasan padaberbagai tingkat detail dan diatur oleh berbagai dimensi.Kemampuan ringkasan cepat, dapat menggunakan banyakdimensi-10 atau lebih.

Gambar 8.22 Arsitektur ROLAP dan MOLAP

Gambar 8.23 Contoh Laporan yang Dapat Dibuat dengan ROLAP

Gambar 8.24 Contoh Laporan yang Dapat Dibuat denganMOLAP

J. Data Mining

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna.

Hipotesis verifikasi dimulai dengan hipotesis pengguna daribagaimana data terkait.

Retrieval proses dipandu sepenuhnya oleh pengguna.Informasi yang dipilih dapat tidak lebih baik dari pemahamanpengguna data.Cara tradisional untuk query database.

Penemuan Pengetahuan adalah ketika sistem data warehousing menganalisis repositori data warehouse, mencari kelompok dengan karakteristik umum.

 

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajer sering kali memusatkan perhatian hanya pada beberapa aktivitas penting saja, yang disebut sebagai faktor keberhasilan kritis (critical success factor-CSF), yang memiliki pengaruh sangat besar pada keberhasilan dan kegagalan perusahaan. Dengan memusatkan perhatian pada CSF, manajemen memastikan bahwa ia akan menghabiskan waktunya pada hal-hal yang benar-benar berarti. Kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi yang efektif adalah salah satu CSF-nya.

Sistem pemrosesan transaksi akan memproses data yang menguraikan operasi perusahaan sehari-hari. Pemrosesan ini akan menghasilkan suatu basis data yang digunakan oleh sistem-sistem lain di dalam perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi sebuah perushaan yang bergerak dalam bisnis distribusi (seperti produsen, distributor, atau pedagang eceran) memproses pesanan pelanggan, memsan penggantian persediaan, dan memelihara buku besar.

Meskipun basis data dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem organisasi memiliki nilai yang tinggi, basis data tersebut tidak akan memberikan manfaat ketika pengguna menginginkan catatan sejarah yang mendalam dari suatu aktivitas tertentu. Kebutuhan ini telah menghasilkan suatu aplikasi yang saat ini sedang sangat populer – manajemen hubungan pelanggan atau customer relationship management (CRM). CRM memiliki kebutuhan data yang begitu besarnya sehingga dibutuhkan suatu jenis penyimpanan yang inovatif – data warehouse (gudang data). Data warehouse lama-kelamaan terakumulasi, dan data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Satu jenis peranti lunak khusus, yang disebut OLAP (on-line analyitical processing) telah dikembangkkan untuk memberikan informasi kepada para pengguna data warehouse dalam bentuk multidimensional. Salah satu fitur yang menarik dari penggudangan data adalah bahwa peranti lunak dapat mengenali pola-pola di dalam data yang tidak diketahui oleh para pengguna. Jenis data minning (penambangan data) seperti ini disebut penemuan pengetahuan (knowledge discovery)

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimanakah kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem Informasi yang efektif sebagai salah satu faktor penting penentu keberhasilannya?

2. Apakah yang dimaksud dengan sistem pemrosesan transaksi?

3. Bagaimanakah gambaran dari suatu sistem informasi didalam organisasi?

4. Apa yang dimaksud dengan manajemen hubungan pelanggan dan mengapa ia membutuhkan kemampuan penyimpanan komputer yang besar?

5. Apa yang dimaksud dengan Data Warehousing?

6. Bagaimana cara data disimpan dalam tempat penyimpanan Data Warehouse?

7. Bagaimana seorang pengguna melakukan penyampaian Informasi?

8. Bagaimana cara melakukan data Mining (penambahan data)?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui bahwa kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi yang eektik dapat menjadi salah satu faktor kunci keberhasilannya .

2. Untuk mengenali proses-proses sistem pemrosesan transaksi yang akan menguraikan operasi dasar .perusahaan sehari-hari.

3. Untuk mengetahui gambaran dari suatu sistem informasi didalam organisasi

4. Memahami apa itu manajemen hubungan pelanggan (custemur relationship management) dan mengapa ia membutuhkan kemampuan penyimpanan komputer yang besar.

5. Mengetahui apa yang dimaksud dengan Data Warehousing.

6. Mengetahui bagaimana data disimpan dalam suatu penyimpanan data berupa data warehouse.

7. Mengetahui bagaimana seorang pengguna melakukan penyampaian informasi.

8. Mengetahui bagaimana cara melakukan data Mining (penambahan data).

1.4 Manfaat Penulisan

Mahasiswa mampu menambah informasi dari materi makalah yang kami sampaikan untuk menunjang proses dalam pembelajaran mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Informasi Sebagai Salah Satu Faktor Penting Penentu Keberhasilan
(CSF) Critical Success Factor atau Faktor Penting Penentu Keberhasilan. Terdapat aktivitas penting yang menunjang keberhasilan atau malah kegagalan yang didapat hal ini berlaku bagi semua organisasi. Aktifitas-aktifitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain.

Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep tentang CSF, mereka akan memusatkan perhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudian memonitor sampai seberapa jauh mereka mencapainya.

2.2. Sistem Pemrosesan Transaksi

Istilah ini digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktifitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun diluar perusahaan. Istilah Sistem Pemrosesan Data Elektronik (electronic data processing - EDP) dan Sistem Informasi Akuntansi juga telah dipergunakan, namun saat ini kurang populer.

Unsur – unsur Input, transformasi, dan output dari sistem perusahaan berada di bagian bawah. Data dikumpulkan dari sistem fisik dan lingkungan, kemudian dimasukan kedalam basis data. Piranti lunak pemrosesan transaksi mengubah data menjadi intonasi bagi manajemen perusahaan dan bagi individu-individu serta organisasi-organisasi di dalam lingkungan perusahaan. (Gambar. A) adalah sebuah model sistem pemrosesan transaksi.

· Sistem Distribusi (system distribution) adalah sistem yang digunakan perusahaan – perusahaan distribusi-perusahaan yang mendistribusikan barang produksi dan atau jasa ke konsumen.

Tinjauan Sistem

Diagram arus data, atau DFD, untuk mendokumentasikan sistem. DFD mendokumentasikan suatu sistem dengan cara yang herarkis, dalam Gambar. B diagram konteks yang menyajikan kegiatan distribusi dalam lingkungannya.

Seluruh sistem ditunjuk oleh kotak yang diberi label “Sistem Distribusi” yang berada di tengah. Unsur – unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukan oleh kotak – kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah – panah yang disebut arus data

Unsur – unsur lingkungan dari sistem distribusi, antara lain :

· Pelanggan

· Pemasok

· Ruang Persediaan Bahan Baku

· Manajemen

Pesanan Penjualan (sales Order), Pesanan yang diterima Perusahaan dari Pelanggannya.

Pesanan Pembelian (Purchase Order), Pesanan yang ditempatkan perusahaan kepada pemasoknya

·

Subsistem – subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

· Sistem Entry Pesanan (order entry system), memasukan pesanan pelanggan kedalam sistem.

· Sistem Persediaan (inventory system), memelihara catatan persediaan

· Sistem Penagihan (billing system), membuat faktur pelanggan

· Sistem Piutang Dagang (account receivable system), menagih uang dari para pelanggan

Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

· Sistem Pembelian (purchasing system), menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.

· Sistem Penerimaan (receiving system), menerima persediaan

· Sistem Utang Dagang (account payable system), melakukan pembayaran

Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

· Sistem Buku Besar (general ledger system), adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan. Terdapat 2 subsistem yang terkait :

1) Sistem memperbarui buku besar (update general ledger system), pembukuan catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi dalam buku besar.

2) Sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system), menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya.

Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dan Prespektif

Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain. Fondasi ini dalam bentuk basis data yang berperan dalam mendokumentasi barbagai hal yang dibutuhkan prusahaan dalam operasinya dan interaksi dalam lingkungan.

2.3. Sistem Informasi Organisasi

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem Informasi Pemasaran (marketing information system - MKIS) memberikan informasi yang berhubungan dengan aktifitas pemasaran perusahaan.

· Subsistem Output

Bauran Pemasaran (marketing mix) :

1) Subsistem Produk (product subsystem), memberi informasi tentang produk-produk perusahaan

2) Subsistem Lokasi (place subsystem), memberikan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan

3) Subsistem Promosi (promotion subsystem), memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan pribadi perusahaan.

4) Subsistem Harga (price subsystem), membantu manajer mengambil keputusan harga

5) Subsistem Bauran Terintegrasi (integrated mix - subsystem), memungkinkan manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangakan pengaruh gabungan dari unsur – unsur ke empat subsistem.

· Basis data

Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data.

· Subsistem Input

1) Sistem pemrosesan transakasi (transaction processing system), mengumpulkan data dari sumber – sumber internal dan lingkungan lalu memasukannya dalam basis data.

2) Subsistem riset pemasaran (marketing research subsystem), mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan cara studi –studi khusus.

3) Subsistem Intelejensi Pemasaran (marketing intelegence subsystem), mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur – unsur lain yang dapat memengaruhi operasi pemasaran.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem - HRIS), memberikan kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan suber daya manusia perusahaan.

Subsistem Output HRIS :

· Perencanaan

· Rekruitmen

· Pengelolaan tenaga kerja

· Kompensasi karyawan

· Tunjangan karyawan

· Laporan SDM untuk informasi yang dibutuhkan publik

Sistem Informasi Manufaktur

Sitem informasi manufaktur (manufacturing information system), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.

Subsistem Informasi Manufaktur :

· Manufaktur Produksi

· Manufaktur Persediaan

· Manufaktur Mutu

· Manufaktur Biaya

Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan (financial information system), memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang beerkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.

Subsistem Informasi Keuangan :

· Peramalan ekonomi masa depan

· Pengelolaan aliran dana perusahaan

· Pengendalian keuangan perusahaan

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System- EIS) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif (executif support system).

EIS perusahaan biasanya terdiri dari atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung melalui jaringan ke komputer pusat. Konfigurasi stasiun kerja terdiri atas sebuah komputer pribadi dengan unit penyimpanan sekunder yang menyimpanan basis data eksekutif. Basis data ini memuat data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer pusat perusahaan.

Model EIS juga menunjukkan komposisi komputer pusat yang berhubunngan dengan EIS. Data dan informasi dapat dimasukkan ke dalam basis data korporat dari sumber –sumber eksternal, dan berita-berita serta penjelasan akan peristiwa-peristiwa terbaru dapat dimasukkan oleh anggota staf dengan mempergunakan stasiun kerja mereka masing-masing. Selain basis data korporat, EIS meliputi kotak surat elektronik para eksekutif dan koleksi peranti lunak yang menghasilkan inforrmasi eksekutif. Para perancang EIS membuat sistem secara fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi keinginan semua eksekutif, apapun itu. Salah satu pendekatan adalah dengan memberikan kemampuan drill-down(perincian). Dengan pendekatan ini, eksekutif dapat mengeluarkan tampilan ringkasan dan kemudian secara berurutan menempilkan detail dari tingkat yang lebih rendah. Drill-down akan terus dilakukan sampai eksekutif merasa puas bahwa mereka telah mendapatkan jumlah detail sesuai dengan kebutuhan.

2.4. Manajemen Hubungan Pelanggan

Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelanggan baru.CRM systemakan mengakumulasi data untuk jangka panjang 5 tahun, 10 tahun atau lebih & menggunakan data tersebut memberikan data kepada para pengguna.Oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan tetap setia kepada perusahaan. Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse (gudang data)

2.5. Data Warehousing

Seperti yang dapat di bayangkan, seiring dengan terkumulasinya data transaksi selama bertahun-tahun, maka volume data akan menjadi sangat besar. waktu sesingkat ini sebuah teknologi komputer mampu mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar seperti itu. Memungkinkan sebuah teknologi komputer untuk membangun sebuah sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.

v Karakteristik Data Warehouse

data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :

Ø Kapasitas penyimpanan yang sangat besar

Ø Data diakumulasi dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan-catatan yang sudah ada dengan informasi yang baru.

Ø Data dapat diambil dengan mudah

Ø Data sepenuhnya untuk pengambilan keputusa, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari

Beberapa pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana dan mengimplementasikan data warehouse dengan cara bertahap. Jika mengikuti pendekatan ini, akan digunakan istilah pendekatan data mart (toko data) untuk menguraikan subjek. Data mart adalah suatu basis data berisikan data yang hanya menguraikan data segmen dari operasi perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan dapat memiliki data mart pemasaran, data mart sumber daya manusia, dan seterusnya.

Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.

v Sistem Data Warehousing

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna. I:I Data di kumpulkan dari sumber-sumber data dan dikirimkan ke area pengumpulan sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan data warehouse. Suatu sistem penyampaian informasi akan memperoleh data dari tempat penyimpanan data warehouse dan mengubahnya menjadi informasi bagi penggunannya.

Sumber-sumber data yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan data dapat diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupunlingkungan.

Area pengumpulan adalah tempat dimana data menjalani ekstraksi, transformasi, dan pemuatan. Suatu Proses yang sering sekali disingkat menjadi ETL, proses Ekstraksi menggabungkan data dari berbagai macam sumber; proses Transformasi membersihkan data, menempatkannya dalam suatu format standart, dan membuat ringkasan.

Metadata warehouse adalah “data tentang data” yang merupakan data yang menjelaskan data dalam tempat penyimpanan data. Metadata mirip dengan kamus data dari suatu basis data, dengan kelebihan yang lebih terinci.

2.6. Cara Data Disimpan Dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam satu lokasi, yang biasanya berbentuk suatu tabel. Data tersebut meliputi data pengidentifikasi (seperti nomor pelanggan), data deskriptif (seperti nama pelanggan), dan data kuantitatif (seperti penjualan bulan ini). Ada dua jenis tabel dalam penyimpanan data warehouse, dalam tabel data tersebut akan digabung yang menghasilkan suatu paket informasi.

Tabel Dimensi

Data pengidetifikasi dan deskriptif akan disimpan dalam tabel dimensi. Istilah dari tabel dimensi adalah mengartikan pemikiran bahwa data tersebut dapat menjadi basis untuk melihat data dari berbagai sudut pandang, atau baerbagai dimensi. Contoh yang mengilustrasikan sebuah tabel dimensi untuk edintitas atau objek pelanggan.

Tabel Fakta

Tabel yang terpisah-pisah merupakan tabel fakta (fact tables) berisi ukuran – ukuran kuantitatif sebuah etentitas, objek, atau aktifitas. Satu contoh tabel fakta memuat data mengenai satu aktifitas tertentu-penjualan komersial. Semua fakta terdapat pada gambar tabel tersebut adalah ukuran dari aktifitas.

Jika digabungakan dengan data tabel dimensi, akan didapatkan berbagai macam analisis, seperti penjualan bersih menurut wilayah pelanggan, pajak penjualan menurut kode pos, dan komisi penjualan menurut kode kredit

Paket Informasi

Dari dua data tabel tersebut digabungkan untuk membentuk suatu paket informasi. Paket Informasi mengidentifikasi semua dimensi yang digunakan dalam analisis suatu aktifitas tertentu.

Paket informasi terdiri empat dimensi yang dapat digumnakan untuk menganalisi penjualan komersial menurut waktu, tenaga penjual, pelanggan, produk.

Skema Bintang

Untuk setiap dimensi, akan ada satu kunci yang mengidentifikasikan dimensi dan menciptakan hubungan ke paket informasi. Dengan menggunakan empat tabel dimensi-pelanggan, waktu, tenaga penjual, dan produk dalam skema bintang memungkinkan diperolehnya informasi seperti berikut :

· Unit penjualan aktual menurut kode pos pada satu bulan tertentu

· Perbandingan jumlah komisi penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal terakhir.

· Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan sampai dengan saat ini

Skema bintang ini berfokus pada penjualan komersial dilihat dari segi pelanggan, tenaga penjual, produk, dan waktu. Tempat penyimpanan data warehouse terdiri atas beberapa skema bintang, dengan satu skema untuk setiap jenis aktifitas yang dianalisis.

2.7. Penyampaian Informasi

Unsur terakhir dalam sistem warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapat data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi pengguna.

v OLAP (on-line analytical processing)

Pembuatan laporan, paket query basis data, dan model-model matematis semuanya dapat digunakan. Selain itu, terdapat pula satu jenis peranti lunak yang secara khusus telah dikembangkan untuk data warehouse . peranti lunak tersebut yaitu OLAP, yang merupakan singkatan dari on-line analytical processing. OLAP memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan data warehouse melalui GUI ataupun antarmuka WEB dan dengan cepat memperoleh informasi dalam berbagai jenis format termasuk grafik. Terdapat dua pendekatan untuk OLAP : ROLAP dan MOLAP. ROLAP (relational on-line analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional standar. MOLAP (multidimensional on-line analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional.

2.8. Data Minning (Penambahan Data)

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui pengguna.

Hypothesis verification

dimulai dengan hipotesis pengguna mengenai bagaimana data saling terhubung.

Proses pengambilan akan dipandu sepenuhnya oleh penggunaInformasi yang terpilih tidak akan dapat lebih baik dari pemahaman pengguna akan data.Cara tradisional untuk melakukan query atas suatu database.

Knowledge discovery

sistem data warehouse menganalisa tempat penyimpanan data warehouse, mencari kelompok-kelompok dengan karakteristik yang sama. Kontribusi penemuan pengetahuan adalahbahwa ia memberikan sistem data warehousing kemampuan menganalisa data yang melebihi kemampuan pengguna itu sendiri. Piranti lunak akan mengidentifikasi data-data yang tidak diketahui oleh pengguna. Kemampuan seperti ini diperoleh dengan menggunakan kecerdasan buatan.

Menempatkan data Warehousing dalam Prespektif

Kebutuhan akan data warehousing selalu ada sejak dulu, namun teknologi informasi yang dibutuhkan untuk mendukungnya baru tersedia dan terjangkau belakangan ini. Ketika teknologi mampu mengejar permintaan, beberapa pencapaian yang dramatis telah berhasil dilakukan. Dengan kemampuan untuk menyimpan sejumlah data yang praktis tak terbatas dan mengambilnya dengan cepattelah membuka gerbang-gerbang pemrosesan data yang baru.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Terdapat aktivitas penting yang menunjang keberhasilan atau malah kegagalan yang didapat hal ini berlaku bagi semua organisasi. Aktifitas-aktifitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain.

Sistem Pemrosesan Transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktifitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun diluar perusahaan.

Sistem informasi didalam organisasi terdiri dari Sistem Informasi Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Manufaktur Keuangan, dan Sistem Informasi Eksekutif.

Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini.

Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.

Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam satu lokasi, yang biasanya berbentuk suatu tabel. Data tersebut meliputi data pengidentifikasi (seperti nomor pelanggan), data deskriptif (seperti nama pelanggan), dan data kuantitatif (seperti penjualan bulan ini). Ada dua jenis tabel dalam penyimpanan data warehouse, dalam tabel data tersebut akan digabung yang menghasilkan suatu paket informasi.

Unsur terakhir dalam sistem warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapat data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi pengguna.